Att skriva ett e -postmeddelande är ganska enkelt, men det finns ett generellt format du bör tänka på. Var också medveten om skillnaderna mellan informella och formella e -postmeddelanden. Här är vad du behöver veta.
Hur man skriver det bästa e -postmeddelandet
Steg
Del 1 av 5: E -post Essentials
Steg 1. Skapa en e -postadress
Om du inte redan har en e -postadress måste du registrera dig hos en e -postleverantör innan du fortsätter. Tack och lov finns det många gratis webbaserade e-postleverantörer som du kan få en gratis e-postadress utan kostnad. Några av de mest populära inkluderar:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo mail
Steg 2. Klicka på "Skapa" eller "Ny
"Innan du kan skriva ett e -postmeddelande måste du öppna en ny, tom meddelanderuta för att skriva ditt e -postmeddelande. Den exakta metoden varierar beroende på vilken tjänst du använder, men det kommer vanligtvis att finnas en knapp längst upp på sidan med en etikett som "Skriv", "Nytt" eller "Nytt meddelande".
Om du är osäker på hur du skapar ett nytt meddelande, kolla hjälpsidorna för din e -posttjänst för att lära dig mer om det mer detaljerat
Steg 3. Lista mottagarnas e -postadresser
Du behöver inte ange din egen e -postadress, men du behöver ange e -postadressen för den eller de personer du tänker skicka e -postmeddelandet till.
- Ett utrymme är ofta tillräckligt för att separera flera e -postadresser, men vissa tjänster kräver att du separerar flera adresser med ett kommatecken eller någon annan form av skiljetecken. Om så är fallet bör dessa instruktioner specificeras av din specifika e -postleverantör.
- Skriv in e -postadressen till huvudmottagaren eller mottagarna i fältet "Till:". Huvudmottagaren hänvisar vanligtvis till alla som e -postmeddelandet är direkt avsett för eller adresserat till i e -postmeddelandet.
- Skriv andra e -postadresser i fältet "CC:". Detta är fältet "kopiera". En mottagare bör listas i fältet "CC:" om e -postmeddelandet inte nämner dem direkt men hänvisar till något som individen bör vara medveten om.
- Använd fältet "BCC:" för att dölja e -postadresser. Om du inte vill att mottagarna av ett e -postmeddelande ska se en lista med e -postadresser som meddelandet gick till, bör du skriva dessa e -postadresser i fältet "blind kopia".
Steg 4. Inkludera ett informativt ämne
Varje e -posttjänst låter dig skriva ett ämne eller en titel för din e -post i rutan "Ämne".
-
Ämnet ska vara kortfattat, men det bör också ge mottagaren en uppfattning om vad e -postmeddelandet handlar om.
- Till exempel kan ett informellt e -postmeddelande till en vän helt enkelt säga "Vad händer?" Om du skickar en e -post med en fråga om en uppgift kan ämnesraden dock läsa ungefär "Matematikläxor".
- På samma sätt kan en fråga till en handledare eller professor märkas med en ämnesrad som "Fråga" eller "Fråga om …" följt av en kort etikett som beskriver ämnet i fråga.
- Observera att ett meddelande utan ämne visas i mottagarens inkorg med etiketten”(inget ämne)”.
Steg 5. Skriv brödtexten i din e -post
Brödtexten i ditt e -postmeddelande ska skrivas i den stora textrutan under ämnesraden.
- Brödtexten i varje e -postmeddelande bör vanligtvis innehålla en hälsning, ett meddelande och en avslutning.
- E -postens karaktär är snabb, så du bör i allmänhet hålla längden på ditt meddelande ganska kort.
Steg 6. Tryck på "Skicka" -knappen
När du har skrivit ditt e -postmeddelande, granska det för att verifiera att det inte finns några stavnings- eller grammatikfel och att meddelandet tydligt tar upp det du ville ta upp. Om e -postmeddelandet är klart trycker du på "Skicka" -knappen i meddelandefältet för att skicka det till mottagarna.
Del 2 av 5: Skriva ett vänligt mejl
Steg 1. Vet när ett vänligt mejl är lämpligt
Vänliga mejl bör reserveras för nära och kära, inklusive vänner, familj och romantiska partners. Om meddelandet är avslappnat och du skickar det till någon du är på informella villkor med kan du skicka ett vänligt mejl.
Den enda gången du inte skulle skicka ett vänligt e -postmeddelande till en familj eller vän skulle vara om du skickar ett gruppmejl av officiell karaktär, som en vädjan om donationer eller försäljningsannons. Eftersom dessa e -postmeddelanden sannolikt kommer att skickas till personer som du inte är på tillfälliga villkor med måste du också rikta e -postmeddelandet mot dem
Steg 2. Håll ämnesraden avslappnad
En ämnesrad är inte helt avgörande, men det är fortfarande en bra idé att inkludera ett ämne. Håll den kort, söt och saklig.
- Om du bara skriver ett mejl för att komma ikapp en vän kan du inkludera en humoristisk ämnesrad eller en så enkel som "Long time no see!"
- Om du skriver med ett syfte, nämn vad syftet är. Till exempel, om du bestämmer dig för att skriva ett e -postmeddelande om en grupputflykt, märk e -postmeddelandet med ett ämne som specifikt nämner den utflykten.
Steg 3. Överväg att adressera mottagaren med namn
För ett vänligt e -postmeddelande är detta inte absolut nödvändigt, men det är fortfarande ett artigt sätt att börja innehållet i ditt meddelande.
-
Din hälsning kan vara så enkel som att ange personens namn:
Bob
-
Alternativt kan du också inkludera en vänlig hälsning med det namnet:
- "Hej Bob!"
- "Hej Bob,"
- "Morgon Bob!"
Steg 4. Skriv ditt meddelande tydligt, men håll ditt språk avslappnat
Kroppen i ditt meddelande ska vara lätt att förstå, men tonen ska vara informell och samtalande.
- Läs din e -post och fråga dig själv om innehållet i e -postmeddelandet låter som hur du pratar personligen. I så fall har du uppnått en bra ton för ett vänligt mejl.
- Använd sammandragningar. Sammandragningar är inte en del av formellt skrivande, men de är en vanlig del av det dagliga samtalet, vilket gör dem lämpliga för ett vänligt mejl.
- Använd gärna slang. Om så önskas kan du inkludera Internet -slang: "thx" istället för "tack", "4" istället för "för", "l8r" istället för "senare", etc.
- Använd också uttryckssymboler när så är lämpligt.:)
Steg 5. Överväg att skriva ditt namn
Precis som hälsningar är en stängning eller signatur inte absolut nödvändig för ett vänligt mejl, men det kan vara ett bra sätt att avsluta meddelandet.
-
Din avslutning kan vara lika enkel som ditt namn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Du kan också bli lite mer kreativ med ditt avslutande:
- "Senare! Jen"
- "Det här e-postmeddelandet förstörs själv om 3… 2… 1…"
Del 3 av 5: Skriva ett formellt e -postmeddelande
Steg 1. Förstå när formella e -postmeddelanden är nödvändiga
Du bör använda ett formellt e -postmeddelande när du skriver någon du inte har tillfälliga förhållanden med. Detta inkluderar bland annat handledare, arbetskamrater, klienter och kunder, instruktörer och samhälls- eller politiska tjänstemän.
-
Observera att du kan tycka att strikta formella e -postmeddelanden inte är nödvändiga med någon som tillhör en av dessa kategorier när du har byggt upp ett arbetsförhållande med den personen. När ett "formellt" mejl blir lite för stelt, bör du skriva ett "halvformellt" mejl.
- Tonen i ditt meddelande kan vara lite mer konversation men du bör hålla dig borta från Internet -slang.
- Du bör fortfarande inkludera din signatur, men du kanske inte behöver ange all din kontaktinformation under ditt namn.
Steg 2. Inkludera ett informativt ämne
Ämnet ska vara kort men exakt. Gå direkt till frågan.
-
Exempel:
- "Essay question" (när du skriver ett mejl till en professor som ber om detaljer om en uppsatsuppgift)
- "Ansökan om ledningsjobbannons" (när du skickar ett e -postmeddelande som svar på en jobbannons)
- "Problem med del #00000" (när du skriver ett e -postmeddelande för att begära kundservice eller för att rapportera ett tekniskt problem)
Steg 3. Skriv en formell hälsning
En formell hälsning bör innehålla ordet "Dear" följt av mottagarens namn. Använd mottagarens efternamn och en lämplig titel och följ hälsningen med ett kolon.
-
Exempel:
- "Kära Mr. Smith:"
- "Kära fru Jones:"
- "Kära Dr Evans:"
Steg 4. Se till att din e -postadress är kortfattad och korrekt
Begränsa innehållet i din e -post till några stycken som direkt adresserar ämnet för din e -post. Använd formellt språk och se till att din stavning och grammatik är korrekt.
- Undvik att använda sammandragningar.
- Använd inte internetslang eller uttryckssymboler.
Steg 5. Inkludera en lämplig avslutning
Den vanligaste stängningen är "Med vänliga hälsningar", men det finns också några andra som kan fungera. Behåll den avslutande artiga och följ den med ett komma.
-
Andra möjliga stängningar inkluderar:
- Hälsningar
- Din troget
- vänliga hälsningar
- Tack
- Med vänliga hälsningar
Steg 6. Ge vid behov kontaktinformation i din signatur
Ange ditt fullständiga namn under stängningen av din e -post. Under ditt namn kanske du vill inkludera din officiella titel och eventuell kontaktinformation som är till nytta.
- Din titel, om du har en, bör innehålla din position och namnet på företaget eller institutionen du är en del av.
- Ange minst ditt telefonnummer, faxnummer och e -postadress. Du kanske också vill inkludera din postadress och webbadress.
Del 4 av 5: Specifika typer av vänliga mejl
Steg 1. Skriv ett mejl till en vän som flyttade.
Om en vän, släkting eller älskad nyligen har flyttat till en ny plats, skriv ett mejl för att checka in genom att fråga om hur flytten gick, hur det nya grannskapet är och så vidare.
Steg 2. Skicka ett vänligt mejl till en vän som aldrig gav dig en e -postadress
Om du fick en tillfällig väns e -postadress från en tredje part är det viktigt att du använder din e -post för att verifiera att adressen är korrekt och att du snabbt klargör vem du är.
Steg 3. Lär dig hur du skriver ett mejl till en kille.
Om du är en tjej som skriver ett mejl till en kille för första gången kan du känna dig lite nervös. Detta gäller särskilt om killen du skriver till är potentiellt krossmaterial. Prova att skriva ett e -postmeddelande som verkar vardagligt men ändå intelligent och komponerat.
Även om det är ett ganska riskabelt drag kan du också använda e -post för att berätta för en kille att du gillar honom
Steg 4. Förstå hur man skriver ett mejl till en tjej.
Om du är en kille som skriver ett e -postmeddelande till en tjej för första gången kan uppgiften verka ganska skrämmande. Håll dig sval och skriv ett meddelande som är både avslappnat och väl sammansatt.
Steg 5. Skapa ett flirtigt mejl
Om du vill vara söt och lekfull med mottagaren av ditt e -postmeddelande, använd samma språk som du skulle använda för att flirta med den personen i verkligheten. Uttryckssymboler och "kramar och kyssar" (xoxo) är också till nytta.
På samma sätt kan du skriva ett flirtigt mejl till någon på en dejtingsajt. För ett e -postmeddelande som detta måste du dock vara både flirtig och informativ så att mottagaren får en bra uppfattning om vem du är
Steg 6. Skriv ett kärleksmejl
I denna digitala tid kan kärleksmailet ses som en motsvarighet till kärleksbrevet. Om din romantiska partner är borta och du vill skicka en snabb anteckning som uttrycker din kärlek är e -post det snabbaste sättet att göra det.
Del 5 av 5: Specifika typer av formella e -postmeddelanden
Steg 1. Ansök om ett jobb via e -post
När du skickar in ditt CV och din ansökan via e-post måste du förklara vilket jobb du söker, varför du vill ha det och vilka kvalifikationer du har som gör dig väl lämpad för jobbet. Du bör också inkludera ditt CV som bilaga.
- På samma sätt kan du också skriva ett e -postmeddelande som ansöker om praktik. Beskriv vilken typ av praktik du söker och hur det hjälper dig att nå dina karriärmål. Ange också skäl till varför du ska väljas ut för praktiken.
- Skicka ett uppföljande e-postmeddelande om du ännu inte har fått svar om den tjänst du sökte.
Steg 2. Vet hur du skriver ett mejl till din professor
Att mejla en professor kan verka skrämmande, men det är inte svårare än någon annan formell e -post. Din professor är troligen en upptagen person, så håll dina frågor så kortfattade som möjligt.
Om din professor känner dig tillräckligt bra kan du också mejla din professor när du ber om ett rekommendationsbrev
Steg 3. Skriv ett förfrågningsbrev via e -post
Ett frågebrev är ett brev som frågar en redaktör om han eller hon skulle överväga att acceptera ett skrivande arbete för publicering. Du måste beskriva det aktuella arbetet tillräckligt bra för att ge redaktören en bra uppfattning om vad det handlar om.
Steg 4. Använd e -post för att kontakta personal
Om du är orolig för ditt företag är det snabbaste sättet att ta itu med det genom att skicka ett e -postmeddelande till rätt personer inom HR. Se till att e -postmeddelandet tydligt tar upp problemet.
Exempel på professionella mejl
Exempel på påminnelse om telefonkonferens
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Exempel på påminnelse om telefonkonferens
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Exempel på e -post till arbetsgivaren som ber om referens
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
