E -post är en vanlig kommunikationsform och att veta hur man presenterar sig själv för någon i e -post kan hjälpa din karriär och nätverksinsatser. Att skriva ett kortfattat och tydligt inledande mejl ökar chansen att din mottagare tar sig tid att läsa det och interagera med dig. Undvik några av de vanligaste misstagen för att se till att du sticker ut från mängden.
Steg
Metod 1 av 3: Starta starkt
Steg 1. Gör ämnesraden tydlig
Din mottagare bör ha en bra uppfattning om vad e -postmeddelandet handlar om innan de ens öppnar det. Håll det kort också; ett långt ämne kan vara besvärligt. För ett introduktionsmejl är det vanligtvis helt acceptabelt att skriva "Introduktion - Ditt namn".
Mobila enheter visar vanligtvis bara cirka 25-30 tecken i ämnet, så håll det kort
Dricks:
Var noga med att skriva ämnesraden först! Ett vanligt misstag är att spara ämnesraden till sist, vilket kan leda till att man glömmer skriva den alls.
Steg 2. Öppna med en affärshälsning
Börja inte med "Hej" eller "Hej". Du kan använda sådana hälsningar när du väl har lärt känna personen. Börja med en beprövad affärshälsning. Undvik att använda mottagarens förnamn i hälsningen.
- "Kära fru/herr/fru." - Om du överhuvudtaget är osäker på civilståndet för kvinnan du skickar e -post till bör du alltid använda "Fröken" som standard. eftersom det är mindre stolt.
- "Till vem det kan gälla" - Detta bör endast användas om du inte är säker på vem som kommer att ta emot meddelandet.
Steg 3. Presentera dig själv
Din första mening bör presentera dig själv för din mottagare. Detta gör att de kan associera ett namn med resten av e -postmeddelandet.
- "Mitt namn är…"
- Ange din titel om tillämpligt. Om du har flera titlar ska du inte lista dem alla, bara den viktigaste eller mest relevanta.
Metod 2 av 3: Håll det kortfattat
Steg 1. Förklara hur du fick mottagarens e -postadress
Låt mottagaren veta hur du fick reda på deras kontaktinformation. Detta hjälper dig att visa att du gick igenom rätt kanaler för att nå dem.
- "Din kontorschef ledde mig mot denna e -postadress"
- "Jag hittade den här e -postadressen på din webbplats"
- "Så och så sa att jag borde komma i kontakt med dig"
Steg 2. Tala om förra gången du träffades (om tillämpligt)
Jogging personens minne kan leda till mer engagemang.
- "Vi pratade kort på konferensen förra veckan"
- "Vi pratade i telefon igår"
- "Jag såg din presentation om …"
Steg 3. Dela ett gemensamt intresse
Detta kan hjälpa dig att relatera till din mottagare och förhindrar att dina företags e -postmeddelanden verkar för kalla. För att fastställa ömsesidiga intressen kan du behöva göra lite research om mottagaren. Möjliga forskningsområden inkluderar Facebook, Twitter och LinkedIn.
- Se till att du låter personen veta var du hittade detta ömsesidiga intresse, annars kommer du att bli en stalker.
- Om möjligt, försök att behålla det ömsesidiga intresset affärsrelaterade, till exempel något inom ditt område eller en professionell passion som du båda delar.
Steg 4. Ange din anledning för att komma i kontakt
Vänta inte för länge för att komma till poängen. Ingen kommer att läsa ett mejl som innehåller flera stycken långt innan något som liknar punkten dyker upp. Förklara klart och tydligt vad du vill och varför du kontaktar den personen om det. Om du ber om råd eller gör någon annan begäran, se till att det är hanterbart, särskilt om detta är din första kontakt.
- "Jag är intresserad av att lära mig mer om …"
- "Jag skulle vilja träffa dig någon gång för att diskutera …"
- "Jag skulle vilja ha din åsikt om …"
Steg 5. Håll din e -post fokuserad på ett ämne
Att låta din e -post slingra kan leda till att din mottagare tappar intresset eller glömmer varför du mailade i första hand.
Dricks:
Fråga bara mottagaren en sak i ditt mejl.
Metod 3 av 3: Logga ut
Steg 1. Tacka mottagaren för sin tid
Ingen gillar att gå igenom hela sin e -post, så se till att tacka din mottagare för att du tog dig tid att läsa din. Denna enkla artighet kommer att förbättra mottagarnas humör kraftigt och öka chansen att du får svar.
- "Jag uppskattar att du tar dig tid att läsa detta mejl."
- "Tack för att du tog dig tid från ditt schema för att läsa detta."
Steg 2. Uppmana till handling
Be mottagaren att skriva tillbaka dig, ringa, fundera över ditt förslag eller något annat för att få dem förlovade. Att ställa en fråga är ett annat bra sätt att öka engagemanget.
- "Ring mig när du har ledig tid"
- "Låt oss träffas för lunch någon gång snart"
- "Vad är dina tankar om …?"
- "Jag ser fram emot ditt svar"
Steg 3. Avsluta e -postmeddelandet
När du avslutar ett professionellt mejl, se till att ditt slut är tacksamt men kortfattat. En enkel avslutande hälsning kommer att hålla din e -post professionell samtidigt som du uttrycker din tacksamhet.
- "Vänliga hälsningar,"
- "Tack,"
- "Vänliga/varma hälsningar"
- "Bästa"
- Undvik "Sannerligen", "Med vänliga hälsningar", "Skål!", "Fred", "Tack för din omtanke."
Steg 4. Inkludera din signatur
Om du inte har konfigurerat din e -posttjänst för att inkludera din signatur, se till att sluta med ditt namn, titel och kontaktinformation. Överbelasta inte denna del med fem telefonnummer, två e -postadresser och tre webbplatser. Håll det enkelt så att mottagaren vet det bästa sättet att komma i kontakt med dig igen. Undvik att inkludera citat i din signatur.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Steg 5. Korrekturläs e -postmeddelandet
Innan du klickar på "Skicka" -knappen, ta dig tid att läsa igenom din e -post ett par gånger och korrigera eventuella fel som du hittar på vägen. Eftersom det här e -postmeddelandet sannolikt kommer att vara din första kontakt med mottagaren måste du lämna bästa möjliga intryck. Stavfel och grammatiska fel kommer snabbt att få din e -post att se mycket mindre professionell ut.
