Med Out of Office Assistant i Microsoft Outlook kan du konfigurera ett automatiskt svar som skickas till personer som e -postar dig när du inte är tillgänglig eller är utanför kontoret. Funktionen Out of Office är endast tillgänglig för användare med ett Microsoft Exchange -konto. Hemanvändare med konton utanför Exchange kan dock skapa en out-of-the-office-mall och skapa en regel för att Outlook ska skicka svaret automatiskt. Om du är osäker på vilket konto du har, vet du att Exchange -konton oftast är affärs- eller skolkonton. Denna wikiHow visar dig hur du konfigurerar ett out-of-office-svar i Outlook med både ett Exchange- och ett icke-Exchange-konto.
Steg
Metod 1 av 4: Använda Outlook 2019-2010 och Outlook för Office 365
Steg 1. Starta Microsoft Outlook på din persondator
Du hittar det här programmet i Start -menyn.
Steg 2. Klicka på Info på fliken Arkiv
Du ser detta i menyfliksområdet ovanför inkorgen, tillsammans med Hem, Skicka/ta emot, Mapp, Visa och Grupper.
Steg 3. Klicka på Automatic Replies (Out of Office)
Detta öppnar dialogrutan Automatiska svar.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ metoden i den här artikeln för att aktivera automatiska svar för konton utan växling
Steg 4. Klicka för att markera rutan bredvid “Skicka automatiska svar
” När du klickar på rutan fylls den med en bock för att ange att den har aktiverats.
Om du vill ange en tid, klicka för att markera rutan bredvid "Skicka endast under detta tidsintervall", välj sedan en starttid och sluttid. Till exempel, om du planerar att åka på semester i två veckor, välj det datumintervall under vilket du ska vara på semester så att det automatiska svaret bara är aktivt medan du är ute
Steg 5. Klicka på fliken Inuti min organisation
Du ser detta ovanför den stora, tomma textrutan.
Steg 6. Skriv det automatiska svar du vill skicka till personer som e -postar dig från ditt kontor eller företag
Steg 7. Klicka på fliken Utanför min organisation
Du ser detta ovanför den stora, tomma textrutan.
Steg 8. Skriv det automatiska svar du vill skicka till personer som e -postar dig från din organisation
Det finns en rullgardinsmeny för typsnitt och teckenstorlek samt knappar för att formatera texten i ditt meddelande
Steg 9. Klicka på OK
Personer som mailar dig medan du är utanför kontoret får de automatiska svaren du skapade. Om du inte valde ett tidsintervall skickas det automatiska svaret tills du stänger av funktionen.
Metod 2 av 4: Använda Outlook 2007
Steg 1. Starta Microsoft Outlook på din persondator
Du hittar detta i Start -menyn.
Steg 2. Klicka på Out of Office Assistant på fliken Verktyg
Du hittar fliken Verktyg i menyn längst upp till vänster i programfönstret. Dialogrutan Out of Office Assistant öppnas.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ metoden i den här artikeln för att aktivera automatiska svar för konton utan växling
Steg 3. Klicka för att markera cirkeln bredvid “Autosvar från Skicka från kontoret
”
Om du vill ange en tid, klicka för att markera rutan bredvid "Skicka endast under detta tidsintervall", välj sedan en starttid och sluttid. Till exempel, om du planerar att åka på semester i två veckor, välj det datumintervall under vilket du ska vara på semester så att det automatiska svaret bara är aktivt medan du är ute
Steg 4. Klicka på fliken Inuti min organisation
Du ser detta ovanför den stora, tomma textrutan.
Steg 5. Skriv det automatiska svar du vill skicka till personer som e -postar dig från ditt kontor eller företag
Steg 6. Klicka på fliken Utanför min organisation
Du ser detta ovanför den stora, tomma textrutan.
Steg 7. Skriv det automatiska svar du vill skicka till personer som e -postar dig från din organisation
Det finns en rullgardinsmeny för typsnitt och teckenstorlek samt knappar för att formatera texten i ditt meddelande
Steg 8. Klicka på OK
Personer som mailar dig medan du är utanför kontoret får de automatiska svaren du skapade. Om du inte valde ett tidsintervall skickas det automatiska svaret tills du stänger av funktionen.
Metod 3 av 4: Använda Outlook 2003
Steg 1. Starta Microsoft Outlook på din persondator
Du hittar det här programmet i Start -menyn.
Steg 2. Klicka på Out of Office Assistant på fliken Verktyg
Du hittar fliken Verktyg i menyn längst upp till vänster i programfönstret. Dialogrutan Out of Office Assistant öppnas.
Om det här alternativet inte är tillgängligt kan du använda ett konto utanför Exchange. Följ metoden i den här artikeln för att aktivera automatiska svar för konton utan växling
Steg 3. Klicka för att markera cirkeln bredvid”Jag är för närvarande ute av kontoret
”
Steg 4. Skriv ett meddelande i textrutan
Personer som mailar dig får ditt svar bara en gång tills du kommer tillbaka till kontoret.
Steg 5. Klicka på OK
Alla parter som e -postar dig får ditt Out of Office -svar på obestämd tid, eller tills du väljer "Jag är för närvarande på kontoret."
Metod 4 av 4: Använda konton utan byte
Steg 1. Starta Microsoft Outlook på din persondator
Du hittar detta i Start -menyn.
Steg 2. Klicka på Ny e -post på fliken Hem
Du ser fliken i menyfliksområdet ovanför inkorgen, tillsammans med Arkiv, Skicka/ta emot, Mapp, Visa och Grupper. Ett tomt e -postmeddelande öppnas.
Steg 3. Redigera e-postmeddelandet för out-of-office-mall
Lämna raderna Till… och CC… tomma.
- Skriv ett ämne för e -postmeddelandet, till exempel "Out of office" så att folk vet att de får ett automatiskt svar från dig.
- Skriv det svar du vill att det ska skickas automatiskt till dem som skickar dig ett e -postmeddelande. Detta meddelande kommer att användas som din "out-of-the-office" -mall.
Steg 4. Klicka på fliken Arkiv och klicka på Spara som
Detta öppnar dialogrutan "Spara som".
Steg 5. Klicka på Outlook -mall från rullgardinsmenyn "Spara som typ"
Steg 6. Skriv ett namn för meddelandemallen och klicka sedan på Spara
Den här mallen kan nu användas när du inte är tillgänglig via e -post på ditt personliga Outlook -konto.
Steg 7. Klicka på fliken Arkiv och klicka på Hantera regler och varningar
För att din mall ska skickas automatiskt till användare medan du inte är tillgänglig måste du skapa en regel som instruerar Outlook att automatiskt svara på e -postmeddelanden med den här mallen.
Steg 8. Klicka på Ny regel
Du ser detta under fliken E -postregler. En dialogruta för regelguiden dyker upp för att hjälpa dig att skapa en regel.
Steg 9. Klicka för att välja”Tillämpa regler för meddelanden jag får
” Du ser detta under rubriken "Starta från en tom regel".
Klick Nästa två gånger för att fortsätta skapa regeln. Du kommer att klicka Nästa på en sida med alternativ, men du vill lämna rutorna tomma för steg 1 och 2 tomma för att din regel ska fungera.
Steg 10. Klicka på rutan bredvid”svara med en specifik mall
” Du ser detta under rubriken "Vad vill du göra med meddelandet?"
Steg 11. Klicka på länken "en specifik mall" i steg 2
En låda kommer att dyka upp.
Steg 12. Välj "Användarmallar i filsystemet" från rullgardinsmenyn "Leta in"
Dubbelklicka för att välja den mall du skapade tidigare för att använda som ditt out-of-office automatiska svar
Steg 13. Klicka på Nästa
Du dirigeras till det sista steget i Regelguiden där du kan namnge din regel, ställa in undantag och granska den.
Skriv ett namn för autosvarregeln du skapade
Steg 14. Klicka på Slutför
Alla användare som mailar dig får nu det automatiska svaret du skapade med hjälp av mallen.
