Denna wikiHow lär dig hur du använder "Mail Merge" -funktionen i Microsoft Word. Med Mail Merge kan du använda ett kalkylblad med kontaktinformation för att automatiskt tilldela en annan adress, namn eller annan information till varje kopia av ett dokument. Detta är användbart när du anpassar nyhetsbrev eller uttalanden, eftersom du inte behöver skriva för hand varje persons namn eller adress högst upp i varje dokument.
Steg
Del 1 av 3: Skapa ett kontaktblad
Steg 1. Öppna Microsoft Excel
Microsoft Excel-appikon liknar ett vitt "X" på en mörkgrön bakgrund. Excel -sidan "Ny" öppnas.
Om du redan har ett kontaktblad i Excel, hoppa vidare för att importera Excel -kontakterna istället
Steg 2. Klicka på Tom arbetsbok
Det finns längst upp till vänster på sidan "Ny". Detta öppnar ett nytt, tomt Excel -dokument.
Steg 3. Lägg till dina kontaktrubriker
Börjar i cell A1 och flytta direkt därifrån, ange följande rubriker:
- Förnamn - Dina kontakters förnamn kommer i den här kolumnen (cell A1).
- Efternamn - Dina kontakters efternamn kommer i den här kolumnen (cell B1).
- Tel - Dina kontakters telefonnummer kommer i den här kolumnen (cell C1).
- StreetAddress - Dina kontakters gatuadresser kommer i den här kolumnen (cell D1).
- Stad - Dina kontakters bostadsstäder kommer i den här kolumnen (cell E1).
- Stat - Dina kontakters bosättningsstater kommer i den här kolumnen (cell F1).
- ZIP - Dina kontakters postnummer kommer i den här kolumnen (cell G1).
- E -post - Dina kontakters e -postadresser kommer i den här kolumnen (cell H1).
Steg 4. Ange dina kontaktuppgifter
Börja i kolumn A, cell 2, börja ange kontaktinformation för var och en av de personer som du vill generera en e -sammanslagning.
Se till att denna information är korrekt innan du fortsätter
Steg 5. Spara ditt dokument
Att göra så:
- Windows - Klicka Fil, klick Spara som, dubbelklicka Denna PC, klicka på en plats för att spara till vänster i fönstret, skriv dokumentets namn i textrutan "Filnamn" och klicka på Spara.
- Mac - Klicka Fil, klick Spara som…, ange dokumentets namn i fältet "Spara som", välj en plats för att spara genom att klicka på "Var" -rutan och klicka på en mapp och klicka på Spara.
- Kom ihåg din valda plats för att spara-du måste hitta Excel-kalkylbladet senare.
Steg 6. Stäng Excel
Klicka på X i det övre högra hörnet av Excel (Windows) eller den röda cirkeln i det övre vänstra hörnet (Mac). Du kan nu fortsätta med att skapa e -postkopplingen i Microsoft Word.
Del 2 av 3: Importera kontakter till Word
Steg 1. Öppna Microsoft Word
Ikonen för Word-appen ser ut som en vit "W" på en mörkblå bakgrund. Som med Excel öppnas sidan "Ny".
Om du har ett befintligt Microsoft Word-dokument som du vill importera Excel-kontakter till, dubbelklickar du istället på det för att öppna det och hoppa över nästa steg
Steg 2. Klicka på Tomt dokument
Det är en vit ruta längst upp till vänster på sidan. Ett tomt Microsoft Word -dokument öppnas.
Steg 3. Klicka på fliken Utskick
Denna flik finns högst upp i Microsoft Word -fönstret. Ett verktygsfält visas precis under flikraden här.
Steg 4. Klicka på Välj mottagare
Det finns i avsnittet "Starta koppling av e -post" i Utskick verktygsfältet. Om du gör det uppmanas en rullgardinsmeny.
Steg 5. Klicka på Använd en befintlig lista…
Du hittar det här alternativet i rullgardinsmenyn. Ett nytt fönster öppnas.
- Om du någonsin vill använda Outlook -kontakter istället kan du välja Välj bland Outlook -kontakter alternativet i rullgardinsmenyn.
- Du kan också skriva en tillfällig lista med kontaktinformation i Word genom att välja Skriv en ny lista alternativ. Detta är användbart när du bara behöver skapa en handfull kontaktinformation.
Steg 6. Välj ditt Microsoft Excel -kontaktblad
Klicka på mappen där du sparade Excel -bladet till vänster i fönstret och klicka sedan på Excel -arket för att markera det.
Steg 7. Klicka på Öppna
Det är i det nedre högra hörnet av fönstret.
Steg 8. Bekräfta beslutet
Klicka på Excel-bladets namn i popup-fönstret och klicka sedan på OK längst ner i fönstret. Ditt Excel -ark kommer att väljas som platsen från vilken dina kontakter laddas.
Se till att kryssrutan "Första raden med data innehåller kolumnrubriker" är markerad längst ned i det här fönstret
Del 3 av 3: Använda Mail Merge
Steg 1. Gå till den plats där du vill infoga kontaktinformation
Hitta platsen där du vill infoga kontaktinformation (t.ex. dokumentets överkant) och klicka på den för att placera markören där.
Steg 2. Klicka på Infoga kopplingsfält
Det är ett alternativ i avsnittet "Skriv och infoga fält" i Utskick flik. En rullgardinsmeny visas.
Du kan behöva klicka på Utskick fliken igen innan du gör detta.
Steg 3. Välj en typ av information
Klicka på namnet på en av rubrikerna i ditt Excel-dokument i rullgardinsmenyn för att infoga det.
Till exempel skulle du klicka Förnamn i rullgardinsmenyn om du vill infoga en tagg för kontaktens förnamn.
Steg 4. Lägg till annan information vid behov
Detta kan inkludera kontaktadresser, efternamn, telefonnummer och så vidare.
Steg 5. Klicka på Slutför och slå samman
Det är längst till höger om Utskick flikens verktygsfält. Detta uppmanar en rullgardinsmeny.
Steg 6. Välj ett sammanfogningsalternativ
Klicka på något av följande:
- Redigera enskilda dokument - Öppnar varje mottagares dokument så att du kan anpassa dokumenten ytterligare.
- Skriv ut dokument … - Gör att du kan skriva ut en kopia av ditt dokument för varje individ som anges i ditt kontaktblad.
- Skicka e -postmeddelanden … - Gör att du kan skicka ut dokumenten som e -post. Kontakternas e -postadresser väljs som destinations -e -postadresser.
Steg 7. Följ instruktionerna på skärmen
Beroende på ditt valda alternativ har du ett ytterligare formulär att granska (till exempel om du valde E-postmåste du ange ett ämne och klicka sedan på OK). Om du gör det slutförs processen för sammanfogning av e -post.
