Pivottabeller är interaktiva tabeller som gör att användaren kan gruppera och sammanfatta stora mängder data i ett kortfattat tabellformat för enklare rapportering och analys. De kan sortera, räkna och summera data och finns i en mängd olika kalkylprogram. Excel låter dig enkelt skapa pivottabeller genom att dra och släppa relevant information i lämpliga rutor. Du kan sedan filtrera och sortera dina data för att hitta mönster och trender.
Steg
Del 1 av 3: Bygga pivottabellen
Steg 1. Ladda kalkylbladet du vill skapa pivottabellen från
Med en pivottabell kan du skapa visuella rapporter om data från ett kalkylblad. Du kan utföra beräkningar utan att behöva mata in några formler eller kopiera några celler. Du behöver ett kalkylblad med flera poster för att skapa en pivottabell.
Du kan också skapa en pivottabell i Excel med hjälp av en extern datakälla, till exempel Access. Du kan infoga pivottabellen i ett nytt Excel -kalkylblad
Steg 2. Se till att dina data uppfyller behoven i en pivottabell
Ett svängbord är inte alltid det svar du letar efter. För att dra nytta av pivottabellens funktioner bör ditt kalkylblad uppfylla några grundläggande kriterier:
- Ditt kalkylblad bör innehålla minst en kolumn med dubblettvärden. Detta betyder i princip bara att minst en kolumn ska ha upprepade data. I exemplet som diskuteras i nästa avsnitt har kolumnen "Produkttyp" två poster: "Tabell" eller "Stol".
- Den bör innehålla numerisk information. Detta är vad som kommer att jämföras och summeras i tabellen. I exemplet i nästa avsnitt har kolumnen "Försäljning" numeriska data.
Steg 3. Starta pivottabellguiden
Klicka på fliken "Infoga" högst upp i Excel -fönstret. Klicka på "Pivottabell" -knappen på vänster sida av Infoga band.
Om du använder Excel 2003 eller tidigare klickar du på Data -menyn och välj Pivottabell och Pivotdiagramrapport …
Steg 4. Välj de data du vill använda
Som standard väljer Excel all data i ditt aktiva kalkylblad. Du kan klicka och dra för att välja en specifik del av kalkylarket, eller så kan du skriva in cellintervallet manuellt.
Om du använder en extern källa för dina data klickar du på alternativet "Använd en extern datakälla" och klickar på Välj anslutning …. Sök efter databasanslutningen som sparats på din dator
Steg 5. Välj platsen för ditt pivottabell
När du har valt ditt intervall väljer du platsalternativ från samma fönster. Som standard placerar Excel tabellen i ett nytt kalkylblad, så att du kan växla fram och tillbaka genom att klicka på flikarna längst ner i fönstret. Du kan också välja att placera pivottabellen på samma blad som data, vilket gör att du kan välja den cell du vill att den ska placeras.
Klicka på OK när du är nöjd med dina val. Ditt pivottabell placeras och gränssnittet ändras
Del 2 av 3: Konfigurera pivottabellen
Steg 1. Lägg till ett radfält
När du skapar en pivottabell sorterar du i huvudsak dina data efter rader och kolumner. Det du lägger till där avgör tabellens struktur. Dra ett fält från fältlistan till höger till avsnittet Radfält i pivottabellen för att infoga informationen.
- Till exempel säljer ditt företag två produkter: bord och stolar. Du har ett kalkylblad med antalet (försäljning) för varje produkt (produkttyp) som säljs i dina fem butiker (butik). Du vill se hur mycket av varje produkt som säljs i varje butik.
- Dra fältet Butik från fältlistan till avsnittet Radfält i pivottabellen. Din lista över butiker visas, var och en som sin egen rad.
Steg 2. Lägg till ett kolumnfält
Liksom raderna låter du kolumnerna sortera och visa dina data. I exemplet ovan har fältet Store lagts till i avsnittet Radfält. Om du vill se hur mycket av varje produkttyp som såldes drar du fältet Produkttyp till avsnittet Kolumnfält.
Steg 3. Lägg till ett värdefält
Nu när du har organisationen upplagd kan du lägga till data som ska visas i tabellen. Klicka och dra säljfältet till avsnittet Värdefält i pivottabellen. Du kommer att se din tabell visa försäljningsinformation för båda dina produkter i var och en av dina butiker, med en kolumn Totalt till höger.
För alla ovanstående steg kan du dra fälten till motsvarande rutor under fältlistan till höger i fönstret istället för att dra dem till bordet
Steg 4. Lägg till flera fält i en sektion
Med pivottabeller kan du lägga till flera fält i varje sektion, vilket ger mer minutkontroll över hur data visas. Med hjälp av exemplet ovan, säg att du gör flera typer av bord och flera typer av stolar. Ditt kalkylblad registrerar om objektet är ett bord eller en stol (produkttyp), men också den exakta modellen av bordet eller stolen som säljs (modell).
Dra modellfältet till avsnittet Kolumnfält. Kolumnerna visar nu fördelningen av försäljning per modell och övergripande typ. Du kan ändra ordningen för att dessa etiketter ska visas genom att klicka på pilknappen bredvid fältet i rutorna i det nedre högra hörnet av fönstret. Välj "Flytta upp" eller "Flytta ner" för att ändra ordningen
Steg 5. Ändra hur data visas
Du kan ändra hur värden visas genom att klicka på pilikonen bredvid ett värde i rutan Värden. Välj "Värdefältinställningar" för att ändra hur värdena beräknas. Du kan till exempel visa värdet i procent i stället för totalt, eller i genomsnitt värdena i stället för att summera dem.
Du kan lägga till samma fält i rutan Värde flera gånger för att dra nytta av detta. I exemplet ovan visas försäljningssumman för varje butik. Genom att lägga till försäljningsfältet igen kan du ändra värdeinställningarna så att den andra försäljningen visas i procent av den totala försäljningen
Steg 6. Lär dig några av de sätt på vilka värden kan manipuleras
När du ändrar hur värdena beräknas har du flera alternativ att välja mellan beroende på dina behov.
- Summa - Detta är standardvärdet för värdefält. Excel kommer att summera alla värden i det valda fältet.
- Count - Detta räknar antalet celler som innehåller data i det valda fältet.
- Genomsnitt - Detta tar genomsnittet av alla värden i det valda fältet.
Steg 7. Lägg till ett filter
Området "Rapportfilter" innehåller fälten som gör att du kan bläddra igenom datasammanfattningarna som visas i pivottabellen genom att filtrera bort uppsättningar data. De fungerar som filtren för rapporten. Om du till exempel anger ditt butiksfält som filtret istället för en radetikett kan du välja varje butik för att se enskilda försäljningssummor eller se flera butiker samtidigt.
Del 3 av 3: Använda pivottabellen
Steg 1. Sortera och filtrera dina resultat
En av nyckelfunktionerna i pivottabellen är möjligheten att sortera resultat och se dynamiska rapporter. Varje etikett kan sorteras och filtreras genom att klicka på nedåtpilen bredvid etikettrubriken. Du kan sedan sortera listan eller filtrera den för att bara visa specifika poster.
Steg 2. Uppdatera kalkylbladet
Din pivottabell uppdateras automatiskt när du ändrar baskalkylarket. Detta kan vara bra för att övervaka dina kalkylblad och spåra ändringar..
Steg 3. Ändra ditt svängbord
Pivottabeller gör det extremt enkelt att ändra plats och ordning på fält. Prova att dra olika fält till olika platser för att komma med ett pivottabell som uppfyller dina exakta behov.
Det är här pivottabellen får sitt namn. Att flytta data till olika platser kallas "svängning" eftersom du ändrar riktningen för att data visas
Steg 4. Skapa ett pivottabell
Du kan använda ett pivottabell för att visa dynamiska visuella rapporter. Ditt pivottabell kan skapas direkt från din färdiga pivottabell, vilket gör diagramframställningen snabb.
Tips
- Om du använder kommandot Importera data från menyn Data har du fler alternativ för att importera data från Office Database -anslutningar, Excel -filer, Access -databaser, textfiler, ODBC DSN, webbsidor, OLAP och XML/XSL. Du kan sedan använda dina data som i en Excel -lista.
- Om du använder ett autofilter (under "Data", "Filter"), inaktivera detta när du skapar pivottabellen. Det är okej att aktivera det igen efter att du har skapat pivottabellen.
