Företag anställer personal inom personal för att hantera allt från löne- och policyfrågor till juridiska klagomål. Om du har en juridisk eller politisk fråga eller ett allvarligt problem med någon av dina medarbetare kan du behöva kontakta en representant på personalavdelningen. Personal kan också vara den första avdelningen du kontaktar vid ett visst företag. Det är en bra idé att starta denna konversation med ett enkelt, formellt e -postmeddelande som introducerar personen till ditt specifika problem.
Steg
Metod 1 av 3: Skriva och skicka e -postmeddelandet
Steg 1. Adressera din e -post till rätt person
Kontrollera personalkatalogen och se om det finns en person som har tilldelats att hantera den typ av problem du behöver åtgärda. Det kan också finnas en kontaktpunkt tilldelad din avdelning i företaget. Om du är orolig för att din fråga ska tas på allvar kan du också kontakta chefen för personal.
Dubbelkolla att endast den person du vill kontakta är adresserad i e -postmeddelandet. Speciellt om det här är en privat eller känslig fråga vill du inte skicka den till fel person av misstag. Var särskilt försiktig med att ta bort listor som skulle skicka e -postmeddelandet till en uppsatt grupp medarbetare
Steg 2. Skriv en specifik ämnesrad som anger att åtgärder behövs
En tydlig ämnesrad som kommunicerar både ditt problem och hur brådskande du tilldelar det kommer att hjälpa mänskliga resurser att prioritera ditt problem. Om du lämnar denna rad tom eller otydlig kan din korrespondens begravas i någons inkorg.
Använd rader som: "Juridiskt problem - Åtgärd krävs", "Personliga omständigheter förändras - Omedelbar uppmärksamhet behövs", "Brådskande politisk fråga" eller "Nyligen intervju - tack."
Steg 3. Använd formella hälsningar i början och slutet av din e -post
Du vill sätta en formell och professionell ton tidigt i detta samtal. Detta hjälper mänskliga resurser att veta att du behandlar problemet på allvar. Även om du känner representanten personligen, kom ihåg att detta är en professionell, snarare än bara en vänlig, diskussion.
Börja med "Kära [representantens fullständiga namn]" och sluta med "Med vänlig hälsning" eller "Tack för din tid, [Ditt fullständiga namn]."
Steg 4. Skriv klart, direkt och specifikt innehåll
Håll dina meningar korta och sakliga. Ge inte mer information än vad som är nödvändigt, eftersom du inte vill att läsaren ska fastna i e -postmeddelandet. Inkludera inga detaljer som kan förvirra mänskliga resurser om ditt problem. Du kan ta upp komplicerade detaljer personligen.
Steg 5. Beskriv problemet exakt
Förklara exakt ditt problem. Ange en tidslinje för när problemet startade eller kommer att starta. Klargör om du tror att detta är ett juridiskt problem eller en fråga som kan hanteras av företaget själv.
Om du kontaktar mänskliga resurser för att fråga om jobbmöjligheter kommer du inte att introducera ett problem. Presentera dig snarare och förklara din tidigare kontakt med företaget. Var tydlig med vilka åtgärder du förväntar dig eller vill att representanten ska vidta
Steg 6. Notera om du har dokumentation om ditt problem
Mänskliga resurser kommer att vilja veta direkt hur man hanterar juridiska eller politiska problem. Din dokumentation kan påverka deras svar, eftersom det kommer att hjälpa till att klargöra både problemets allvar och de juridiska konsekvenser som en viss anställd kan få. Gör din representant medveten om alla "bevis" du har i din besittning och erbjud dig att ta det till ett personligt möte.
- Om möjligt vill du ha bevis på eventuella juridiska problem för mänskliga resurser. Tyvärr kommer de flesta personalavdelningar att försöka skydda företaget om de kan.
- Om du upplever trakasserier eller diskriminering, registrera datum för händelserna och spara eventuell skriftlig korrespondens som innehåller inkriminerande språk.
- Behåll både elektroniska och papperskopior av all dokumentation du tillhandahåller till personal. Du bör behålla originalet och förse personal med kopior.
Steg 7. Förklara vad du har gjort för att åtgärda problemet
Du kanske redan har försökt lösa problemet innan du kontaktade personal. Kanske hade du ett samtal med din chef eller medarbetare, eller till och med meddelat dem att du skulle kontakta personal. Representanten kommer att uppskatta att ha denna information, eftersom det hjälper dem att förstå vem som redan är medveten om problemet.
För frågor om förändrade personliga förhållanden kan denna kommunikation kännas mindre formell. Om du till exempel går på mammaledighet eller pappaledighet har du troligen redan informerat din chef om din status och följer helt enkelt med mänskliga resurser
Steg 8. Be om ett personligt möte
Ett möte där du sitter ansikte mot ansikte med din representant hjälper dig att diskutera problemet i detalj. Detta ger representanten möjlighet att ställa eventuella uppföljnings- eller förtydligandefrågor. Ditt e -postmeddelande är det perfekta stället att börja planera det kritiska mötet. Informera dem om block i ditt schema och be dem att planera därefter.
Steg 9. Se till att din kontaktinformation ingår
Personal kan vilja kontakta dig via telefon, så inkludera flera metoder för kontakt längst ner i e -postmeddelandet. Denna information kan gå direkt under ditt namn efter att du loggat ut från korrespondensen. Dubbelkolla noggrannheten i telefonnummer och e -postmeddelanden du har angett.
Steg 10. Redigera din e -post för stavfel, stav- och grammatikfel
De flesta e-posttjänster har en stavningskontroll. Läs sedan igenom din e -post för att fånga grammatiska misstag, saknade ord och frågor om tydlighet.
Metod 2 av 3: Uppföljning av ett skickat e -postmeddelande
Steg 1. Tacka personal för svar de skickar
Tacka först representanten för att du tog dig tid att undersöka ditt ärende, eftersom det omedelbart kommer att ge en artighet i ditt samtal. Var noga med att svara på alla svar som mänskliga resurser skickar snabbt. Detta kommer att indikera att du fortfarande är bekymrad över problemet, och det bör också meddela din önskan att ta itu med det snarare än senare.
Steg 2. Organisera nödvändigt material för ditt personliga möte
Förbered dig inför mötet genom att skapa en speciell filmapp som innehåller alla dokument du planerar att ta med. Om du har en policyfråga, ta med medarbetarhandboken med den specifika policyn som bokmärkt. Detta hjälper mötet att fungera smidigt när du anländer.
Steg 3. Överväg att anlita advokat om du tar upp juridiska frågor
Om du är orolig för att skydda dig själv från eventuella åtgärder som företaget kan vidta mot dig, prata med en advokat. De kan ge dig information om dina rättigheter, och du kan besluta att ta med dem till personliga möten. Du kanske vill informera personal om dina planer på att anlita en advokat om du väljer att gå den här vägen.
Se till att du är medveten om kostnaderna för att anlita en advokat. Det mesta blir dyrt, så du måste väga dessa budgetproblem med ditt behov av rättsligt skydd
Steg 4. Maila en andra gång om du har väntat en vecka utan svar
En vecka anses i allmänhet vara lämplig tid att vänta innan du skickar ett uppföljande e-postmeddelande. Om du har ett särskilt brådskande problem kan du skicka en uppföljning efter 24 timmar. Istället för att oroa dig för att du tjatar din representant, kom ihåg att de har många ansvar. De kan behöva en påminnelse om att du är en av dem.
Metod 3 av 3: Besluta om du vill kontakta HR
Steg 1. Lös problemet på egen hand om du kan
Om du har en enkel och icke-juridisk fråga som inte relaterar till företagspolicy kan du kanske ta itu med den på egen hand. Om möjligt, diskutera problemet med din chef eller medarbetare för att felsöka problemet med dem. Mänskliga resurser kommer att uppskatta att du känner till alla åtgärder du tagit för att hitta en lösning innan du kommer till dem.
Om du till exempel känner att din chef planerar dig för många helger, prata med din chef först. Du vill inte heller gå till personal med ett icke-kritiskt klagomål som "Jag gillar inte mitt kontorsutrymme."
Steg 2. Granska din personalhandbok för att kontrollera ditt företags policyer
Du kan känna att du bryter mot företagets policy. Innan du kontaktar mänskliga resurser, läs om de specifika policys som har att göra med ditt problem. Du vill kunna nämna dessa exempel i alla diskussioner du har med mänskliga resurser.
Till exempel, om du är orolig för att du inte får tillräckligt med raster under arbetstiden, kolla de skrivna reglerna om raster. Det är möjligt att ditt företag bara har en informell, snarare än kodifierad, brytpolicy, vilket innebär att mänskliga resurser inte kan göra mycket för att hjälpa dig i en officiell egenskap
Steg 3. Kontakta omedelbart mänskliga resurser om du blir trakasserad på jobbet
Tveka inte att höra av dig om du upplever någon form av verbala, fysiska eller sexuella trakasserier från någon källa på jobbet. Du är lagligt skyddad från denna typ av beteende, och mänskliga resurser är skyldiga att hjälpa och skydda dig.
Förvänta dig dock inte att mänskliga resurser kan ha off-the-record konversationer om dessa frågor. När du rapporterar det måste de agera
Steg 4. Kontakta mänskliga resurser om dina personliga förhållanden förändras
Personal kan hjälpa dig att planera för kommande förändringar i din arbetssituation, till exempel om du gör dig redo att ta mammaledighet. De kommer att kunna se till att du får alla dina förmåner och täckning. De kan också kontakta personer på företaget som behöver bli medvetna om dina förändrade omständigheter.
Steg 5. Kontakta mänskliga resurser om du behöver statligt skydd
Vissa situationer kan uppstå på jobbet som ger dig rätt till skydd eller ersättning från regeringen. Om du till exempel skadar dig på jobbet kan mänskliga resurser hjälpa dig att samordna täckningen av dina medicinska kostnader.
Detta kommer sannolikt att kräva att du fyller i pappersarbete med personal, så var beredd på denna process
Steg 6. Kontakta personal om du vill ha tillgång till arbetsträning
Det kan finnas utbildnings- eller mentorprogram som gör att du kan gå vidare i ditt företag. Personal kan ge dig all nödvändig information om dessa alternativ och eventuellt samordna ditt inträde i dessa program. Detta kan vara ett utmärkt tillfälle att ta din karriär till nästa nivå.
Steg 7. Be mänskliga resurser om hjälp med nödvändigt boende
Personal kan också hjälpa dig att tillgodose alla individuella behov du kan ha på jobbet. Din arbetsmiljö bör innehålla resurser som gör att du kan njuta av samma möjligheter att lyckas som alla andra anställda.
Om du känner att det inte finns lämpliga handikappade resurser, till exempel, kommer mänskliga resurser att lösa detta problem. Avdelningen kan också samarbeta med dig för att säkerställa att det finns en särskild plats för ammande mödrar
Steg 8. Ta kontakt med personal om du letar efter ett jobb
Ibland kan du kontakta en personalrepresentant på ett visst företag för att få information om aktuella lediga jobb eller möjligheter till informella,”informativa” intervjuer med nuvarande anställda. Du kan också kontakta personal för att tacka dig för en intervju du nyligen genomfört med deras företag.
Om du inte får svar efter en vecka kan du skicka ett uppföljande e-postmeddelande. Efter det kan du behöva släppa detta företag
Steg 9. Undvik att kontakta mänskliga resurser med personliga klagomål
Kom ihåg att mänskliga resurser fungerar för företaget först, så det är inte personer att gå till om du bara vill ventilera. Även om du absolut inte bör undvika att rapportera situationer som gör att du känner dig obekväm eller diskriminerad, var noga med att skilja mellan frågor som helt enkelt kan vara irriterande eller småaktiga och allvarligare, juridiska problem.
