En otydlig brevlåda kan göra det svårt för användare att hitta sin e -postadress som behövs. Microsoft Outlook har tillhandahållit ganska användbara verktyg som hjälper dig att filtrera dina e -postmeddelanden och organisera dina meddelanden på ett mer hanterbart sätt. Outlook kan till och med öka effektiviteten och prestandan för dig. Oavsett om du använder Outlook 2010, Outlook 2007 eller Outlook 2003 kan du enkelt hantera dina e -postmeddelanden med hjälp av följande verktyg för att städa inkorgen, samt göra det lättare att hitta den information du behöver.
Steg
Metod 1 av 6: Filtrering
Steg 1. Filtrera meddelandena snabbt
Outlook 2010 har en ny funktion som hjälper till att sortera meddelandena efter datum och ordna dem i konversation.
- När du använder den här funktionen visas meddelanden som har samma tema som Konversation och användarna kan visa, expandera eller krympa dem genom att klicka på ikonen till vänster om ämnesraden. Meddelandena i varje konversation klassificeras med det senaste meddelandet placerat ovanpå. När ett nytt meddelande tas emot flyttas all konversation till toppen av e -postlistan som hjälper dig att enkelt spåra e -postflödet.
- Om du vill aktivera konversationen markerar du rutan Visa som konversation på fliken Visa i konversationsgruppen. Du kan minska storleken på en konversation med funktionen Rensning. Denna funktion hjälper till att ta bort dubblettmeddelandena i konversationen.
- Klicka på Rensa på fliken Start i gruppen Ta bort och klicka sedan på Rensa upp konversation. I alla versioner av Outlook kan användarna hitta meddelandena i brevlådemappen snabbare genom att ändra hur de klassificeras i e -postmappen. Du kan till exempel sortera dina e -postmeddelanden efter datum, avsändare och filstorlek eller viktighetsnivå.
Steg 2. Använd standardiserade ämnesrubriker
Den mentala energin som krävs för att flytta fokus mellan ständigt föränderliga ämnen dränerar dig, inte volymen. Du tenderar att läsa i ordning antingen kronologiskt eller av "viktigaste personen". Detta är en hjärnutbrändhet. Använd denna regel istället; det gäller e -post från direktrapporter och fungerar bättre än konversationskedjor.
- Identifiera de 2-5 bästa projekten du är mest bekymrad över. skapa ämnesrubriker för att återspegla dessa.
- Låt teamet veta att du kommer att uppmärksamma alla dessa e -postmeddelanden med dessa vanliga ämnesrubriker. Dessa ämnen är dina högprioriterade projekt för tillfället –– din e -post kommer att sorteras efter ämnesrad och högsta prioritet läses/besvaras först.
- Gör det klart att e-postmeddelanden med olämplig titel kommer att svartlista den felande avsändaren i 1-x dagar.
Metod 2 av 6: Gruppering
Steg 1. Gruppera samma meddelanden i mapparna
Genom att skapa en ny e -postmapp kan användarna gruppera relaterade meddelanden i mapparna. Du kan till exempel gruppera meddelandena efter ämne, projekt, kommunikation eller andra kategorier som passar dina verk eller dina hobbyer. Användarna kan också skapa en mapp för alla meddelanden som skickas från din chef eller någon viktig, inklusive principinformation som behöver sparas. Om du vill skapa en ny mapp i Outlook 2010 klickar du på Ny mapp på fliken Mapp i den nya. För att skapa en ny mapp i Outlook 2007 eller Outlook 2003, klicka på Arkiv i menyraden, välj Ny och sedan Mapp.
Metod 3 av 6: Sökmapp
Steg 1. Skapa en sökmapp för att hitta meddelandena
Sökmapp är ett snabbt och bekvämt sätt att hitta en samling e -postmeddelanden. Det sparar inga meddelanden utan tillhandahåller de virtuella mapparna som visar alla meddelanden i din inkorg baserat på de attribut du letar efter. Outlook -sökmappar har standardfunktioner som oläst e -post, men du kan också skapa din egen regel. Du kan till exempel använda sökmappen för att hitta all information relaterad till ett visst projekt, en viktig klient eller ett kommande möte.
- Om du vill skapa en sökmapp i Outlook 2010 klickar du på Ny sökmapp på fliken E -post i mappen i fliken Ny.
- För att skapa en sökmapp i Outlook 2007 eller Outlook 2003, i e -postmeddelandet på Arkiv -menyn, flytta musen till Ny och klicka sedan på Sökmappen.
Metod 4 av 6: E -postfilter
Steg 1. Minska skräpmeddelanden med e -postfiltret
Behåll onödiga e -postmeddelanden från inkorgen med Outlook Filter för skräppost. Det här filtret skickar e -postmeddelanden som flaggats som skräpmeddelanden till en separat mapp i brevlådan. Användarna kan se innehållet i den här mappen för att se till att det inte finns några giltiga e -postmeddelanden som av misstag skickas till den. Om så är fallet bör du justera filtret för att undvika fel märke på meddelanden i framtiden.
Metod 5 av 6: Färgkategori
Steg 1. Tilldela en färgkategori
Tilldela en färg till en icke -relaterad e -postmeddelandegrupp och andra kategorier i Outlook, till exempel anteckningar, kontakter och möten. Därifrån kan användarna enkelt identifiera och sortera dem. Till exempel kan du enkelt spåra alla meddelanden, möten och kontakter för datorförsäljningsprojekt genom att skapa en kategori som heter "Datorförsäljning" och tilldela meddelandena till den.
Metod 6 av 6: Flaggning
Steg 1. Flagga för uppföljning
Användarna kan använda funktionen Flagga för uppföljning för att flagga e -postmeddelanden och uppgifter för att sortera dem eller markera dem. Flaggorna kommer att uppmana dig att spåra ett problem, påpeka någons begäran eller beställa ett meddelande och kontakt. De kan också enkelt ordna din e -postmapp eftersom du vet exakt vad du ska göra och när du ska göra det. Observera att när du skapar en uppgift och anger ett utgångsdatum för uppgiften kommer den automatiskt att flaggas så att du inte glömmer utgångsdatumet för åtgärden och uppfyller den.
