Är du rädd att din PowerPoint kommer att få din publik att somna? Eller att du bara börjar din presentation för att inse att hälften av dina bilder är meningslösa? Du har förmodligen suttit i din rättvisa andel tråkiga PowerPoints, och nu är du fast besluten att din presentation kommer att bli bättre. Med några enkla justeringar kan du ha en effektiv PowerPoint som din publik kommer att tycka är hjälpsam och engagerande.
Steg
Metod 1 av 4: Skapa ditt innehåll
Steg 1. Skriv ut ditt tal innan du börjar göra PowerPoint
Det är svårt att göra en presentation om du inte vet vad du tänker säga. Brainstorma vad du tänker säga och dela det i bitar. Gör sedan en kontur eller anteckna själv. Du kan till och med skapa ett kort manus.
Använd din disposition eller anteckningar för att hjälpa dig att avgöra vad som måste inkluderas i dina bilder
Steg 2. Skräddarsy informationen så att den passar din publik
Du skulle sannolikt skapa mycket olika presentationer för en klass gymnasieelever jämfört med en grupp företagsledare, även om ämnet är detsamma. Tänk på genomsnittsåldern och bakgrunden för dina publikmedlemmar när du skriver dina bilder. Presentera dina idéer på ett sätt som är lättsmält för dem.
- Om din publik kommer att ha mindre bakgrundskunskap om ditt ämne, undvik att använda jargong och lägg lite mer tid på att förklara begrepp de behöver förstå.
- Om du pratar med människor som kan mycket om ditt ämne behöver du förmodligen inte inkludera så mycket bakgrund och kan vara okej med någon vanlig jargong.
- För en publik med blandad bakgrund kan du inkludera lite bakgrundsinformation om det behövs, men du kan hålla den minimal så att mycket kunniga publik inte tröttnar.
Steg 3. Inkludera endast viktig information för att förbättra läsbarheten
Du vill förmodligen förse din publik med så mycket information du kan, men de kommer att kämpa för att läsa bilder som är fyllda med text. Oroa dig inte om att skriva hela meningar eller notera varenda detalj. Inkludera bara höjdpunkterna, som dina huvudpunkter, data och nyckelbegrepp.
- Låt oss säga att du håller en presentation som förklarar resultaten av en undersökning som du gjorde i en lokal park. Din bild kan innehålla punktpunkter som säger "Undersökning genomförd under tre månader", "Endast vuxna inkluderade", "62% vill ha ny lekutrustning" och "32% vill ha en stänkplatta installerad."
- Din presentation ska inte innehålla allt du planerar att säga.
Steg 4. Begränsa dig till 5 textrader per bild med upp till 6-8 ord per rad
Du vill att din publik ska lyssna på vad du säger, inte läsa avsnitt med information på dina bilder. Dina längsta bilder ska vara på 5 rader, medan de flesta av dina bilder har 2 till 4 rader text. Välj dina ord noga så att publiken bara ser vad de behöver komma ihåg från din presentation.
Det betyder att dina bilder inte får ha mer än 40 ord på sig
Metod 2 av 4: Designa din presentation
Steg 1. Applicera en konsekvent mall som har ett minimalistiskt färgschema
Stressa inte för mycket om ditt tema. Du behöver inte en komplicerad färgpalett eller en unik design för att skapa en engagerande PowerPoint. De flesta gillar ett enkelt format som är lätt för ögonen. Välj en mall som innehåller 2-3 färger och en enkel design.
- När du öppnar en ny PowerPoint -presentation öppnas mallfliken automatiskt. Du kan välja en utvald mall eller söka efter en specifik stil. Det är bäst att ställa in en mall innan du gör något annat, eftersom att ändra din mall kan flytta positioneringen av befintlig text och bilder.
- Till exempel kan du välja en mall som har en enkel kant och använder ett färgschema av svart och gult eller rödbrunt och vitt. Om du representerar en organisation kan du använda deras färger.
- PowerPoint -presentationer är vanligtvis liggande, så det är i allmänhet bäst att inte byta bildriktning till stående.
Steg 2. Välj kontrasterande färger för bakgrunden och text för läsbarhet
Att välja fel färger kan göra dina bilder svåra att läsa. Om din bakgrund är en mörk färg, välj en ljus färg för ditt teckensnitt. Om du använder en ljus färg för din bakgrund, gå med ett mörkt teckensnitt. Använd samma färger på alla bilder.
- Det är vanligtvis okej att använda standardfärgerna för det tema du väljer. Du kan dock bestämma dig för att ändra dem om texten smälter in i bakgrunden.
- Du kan ändra färgerna med hjälp av färgrutan i verktygsfältet högst upp på skärmen.
- Till exempel kan du använda vit text på en rödbrun bakgrund eller svart text på en vit bakgrund. I allmänhet är ljus text på en mörk bakgrund lättast att läsa.
- Använd alltid fast bakgrund. Tryck och mönster kan se bra ut, men de gör det svårare för din publik att läsa din text.
- Använd aldrig rött och grönt tillsammans eller blått och gult tillsammans, eftersom människor som är färgblinda inte kommer att kunna läsa materialet.
Steg 3. Välj ett tydligt, läsbart teckensnitt för dina rubriker och brödtext
Det är okej att använda ett enda teckensnitt för hela presentationen, men du kanske föredrar att använda ett rubrtteckensnitt för dina bildtitlar och ett textsnitt för informationen i dina bilder. Motstå dock uppmaningen att använda flera teckensnitt för olika typer av information, eftersom det kan göra att din presentation ser oprofessionell ut och kan förvirra publiken.
- Precis som med färgerna kan du bestämma dig för att använda standardteckensnitt som följer med det tema du väljer. Se dock till att teckenstorleken inte är för liten.
- Du kommer att se rullgardinsmenyer för teckensnitt och teckenstorlek längs verktygsfältet högst upp på skärmen. Klicka på menyn för att välja önskad stil och storlek.
- Sans serif -typsnitt som Arial och Helvetica är de enklaste att läsa i ett bildspel, så de är ett bra alternativ. Du kan använda Arial för dina titlar och Helvetica för din kroppstext.
- Använd inte ett roligt eller dumt teckensnitt, som Comic Sans. De kan göra din PowerPoint mindre effektiv genom att underminera ditt budskap.
Steg 4. Ställ in ditt teckensnitt mellan 24 och 48 punkter så att det syns
När du tittar på din presentation på en datorskärm ser ett litet teckensnitt bra ut. Men när din presentation är projicerad på en skärm kan det teckensnittet vara för litet för att de flesta av din publik ska kunna läsa det. Ställ alltid in ditt teckensnitt på minst 24 punkter så att människor kan se din text och använda samma teckenstorlek för alla dina bilder.
- För att se om ditt teckensnitt är tillräckligt stort, stå cirka 1,8 meter från datorskärmen och se om du kan läsa teckensnittet.
- Tänk på hur många som kommer att finnas i din publik när du anger teckensnitt. Om du håller en presentation i ett litet konferensrum kommer ett tecken på 24 pt troligtvis att se bra ut. Men om du presenterar i ett stort auditorium kan du behöva använda ett 48 pt teckensnitt.
Steg 5. Rikta in din text till vänster så att den är lättläst
Även om det inte finns någon regel att du inte kan centrera din text, är det i allmänhet lättare för din publik att läsa text om den är inriktad till vänster. På så sätt kommer punktpunkter att ligga snyggt. Om du vill att din text ska vara i mitten av sidan, krymper du bara textrutans storlek och använder musen för att flytta rutan i mitten av bilden.
Du kan också fylla upp tomt utrymme på bilden med en bild
Steg 6. Använd fet eller förstorad text för titlar eller viktiga fakta
Det är okej att hoppa över det här, men du kan ha några punkter eller data som du vill markera i din presentation. Om så är fallet, fortsätt och fetstil den texten eller förstora den något så att den sticker ut. Var noga med att använda detta minimalt så att publiken inser att den markerade texten är viktig.
- Som ett exempel kan du fetstil all statistik du använder i din presentation. Du kan skriva”upp till 64% av eleverna förbättrade sina testresultat.”
- På samma sätt kan du använda den för att markera specifika formuleringar, till exempel "Majoritet Väldigt Nöjd med park service.”
Steg 7. Välj en grundläggande bildövergång som inte stör
Du har så många roliga övergångar att välja mellan och kan bli frestad att låta dina bilder flyga in, försvinna eller snurra när du klickar till nästa bild. Publikmedlemmar tycker dock att det är irriterande efter några bilder, och det kan distrahera från ditt budskap. Välj istället en enkel, enkel övergång för att gå från bild till bild.
- Du kan välja och ändra övergångar genom att klicka på fliken övergångar längst upp på skärmen. När menyn öppnas klickar du på den övergång du vill försöka se en förhandsvisning.
- Fade -övergången är ett bra alternativ. När du klickar till nästa bild, försvinner din nuvarande sida för att avslöja den nya bilden.
- Du kan också prova omslaget, där den nya bilden verkar röra sig framför den gamla bilden.
Steg 8. Begränsa animationer och ljudeffekter för ett mer professionellt utseende
Du har förmodligen sett presentationer där ord studsade på skärmen eller en klocka ringde när bilden ändrades. Men din presentation blir mer effektiv om du håller din design enkel. Använd bara dessa funktioner om du vill markera en viss bild eller information.
Du kan använda animationer på en enda bild som är superviktig för din presentation. Till exempel, om du använder ett diagram för att presentera vissa data, kan du inkludera en ljudeffekt bara på diagrambilden
Metod 3 av 4: Lägga ditt innehåll på dina bilder
Steg 1. Planera att spendera cirka 1 minut på varje bild
Du vill inte ändra bilder för ofta eftersom din publik kan tappa fokus. I allmänhet behöver du ungefär 1 bild för varje minut av din presentation. Inkludera tillräckligt med information om varje bild för att fylla den minuten.
- Mängden information du behöver på varje bild beror på vad du planerar att säga. Tänk på hur mycket förklaring du kommer att ge om varje punkt för att hjälpa dig att bestämma hur mycket information som ska inkluderas på varje bild.
- Du behöver inte spendera exakt 1 minut på varje bild, men använd detta som en grov riktlinje. Det är okej att spendera 45 sekunder på en bild och 90 sekunder på en annan. Försök dock att undvika bilder som du bara lägger 20 till 30 sekunder på.
- Du riskerar att tappa publikens uppmärksamhet varje gång du byter bild, så du vill inte göra det för ofta.
Steg 2. Minimera din användning av skiljetecken eftersom det rör på din bild
Du är förmodligen orolig för att använda dålig grammatik i din presentation, men en PowerPoint skiljer sig från en uppsats eller rapport. Oroa dig inte för att sätta kommatecken eller punkter i slutet av punktlistor. Försök dessutom att minska alla långa meningar så att de inte behöver skiljetecken. Det är helt okej att ha meningsfragment i en PowerPoint.
Om du använder mycket skiljetecken har du förmodligen för mycket information om dina bilder. Gå tillbaka och se vad du kan klippa ut för att komma till det väsentliga
Steg 3. Använd inte alla kepsar utom i titlar
Du kanske tror att bokstäver i ett helt ord eller en fras betonar vikten av orden, men det är svårare för din publik att läsa text som finns i stort sett. Dessutom uppfattar människor vanligtvis versaler som skriker. Använd meningsfall för all din blocktext på bilderna så att de är lätta att läsa.
Kom ihåg att du alltid kan feta viktiga ord för att uppmärksamma dem
Steg 4. Använd en punktlista för att presentera viktiga punkter
Punktlistor är brödet och smöret i en PowerPoint -presentation. De flesta av dina bilder kommer att bestå av punktlistor med ord och fraser. Försök att inkludera cirka 2-4 viktiga punkter per bild.
Om du jämför eller kontrasterar ett ämne kan du skapa två kolumner på din bild. Helst begränsa varje kolumn till 3-4 punkter så att den fortfarande är lättläst
Steg 5. Visa data i diagram eller grafer så att det är lätt att förstå
Det är okej om din presentation inte har några diagram eller grafer, men använd dem om du kan. Ett snyggt diagram eller diagram ökar professionaliteten i din presentation, och du kan enkelt skapa dem i PowerPoint. Avsätt en hel bild till ett diagram eller diagram om du använder en.
- Till exempel kan du använda ett stapeldiagram för att representera ökad försäljning, eller ett cirkeldiagram för att representera stöd för en position.
- Använd inte mer än 4 färger på ett diagram eftersom din bild kommer att se för upptagen ut.
Steg 6. Inkludera högkvalitativa bilder eller clip-art för att balansera bilderna
Om du vill blända din publik bör de flesta av dina bilder innehålla en bild. Välj foton som illustrerar eller representerar dina idéer. Placera dem mittemot din text eller i det negativa utrymmet på din bild. Använd dina bilder för att illustrera vad som finns i dina bilder eller för att ersätta text.
- Använd 1 eller 2 bilder per bild, men använd inte mer än 2.
- Kontrollera att dina bilder kommer att se bra ut när de projiceras på en skärm.
- Använd inte bilder som inte motsvarar din text eftersom de kan förvirra din publik. Till exempel kan du använda ett foto av en picknick om du håller en presentation om parker, men samma foto skulle vara förvirrande om du pratar om sjukvård.
- Var försiktig när du använder clipart. Grundläggande clipart kan se föråldrad ut för vissa publik, så använd bara kvalitetsbilder.
Steg 7. Bädda in alla videor du använder så att de är lätta att se
Du behöver inte använda en video i din PowerPoint, så oroa dig inte för detta om du inte redan har planer på att använda en. Men du kanske vill använda en video för att stödja dina idéer eller illustrera en poäng. Bädda i så fall in det i PowerPoint så att det enkelt kan spelas upp under din presentation. På så sätt behöver du inte klicka ut ur din PowerPoint för att visa videon.
Låt oss säga att du håller en presentation om pjäsen Macbeth. Du kanske planerar att använda filmklipp av viktiga scener under din presentation. Att bädda in dem gör det enkelt att spela upp klippet medan du fortfarande är i presentationsläge
Metod 4 av 4: Slutföra din PowerPoint
Steg 1. Korrekturläs din presentation för att kontrollera stavfel och stavfel
Alla gör misstag, så korrekturläs alltid det du skriver innan du släpper ut det i världen. Klicka igenom dina bilder i presentationsläge så att du kan se hur de kommer att se ut för din publik. Gå igenom varje bild för att se till att titeln och blocktexten är korrekta.
- Var noga med att rätta till eventuella misstag.
- Om du kan kan du be någon du litar på att korrekturläsa presentationen också. De kan få fel som du inte ser direkt.
Steg 2. Öva ditt tal medan du flyttar dina bilder fram och tillbaka
Det här låter dumt, men du kan bli snubblad under din presentation när det är dags att byta bilder. Kör igenom din presentation några gånger för att se till att du kan klicka igenom bilderna smidigt. Titta inte på dina bilder medan du håller din presentation, eftersom detta får publiken att känna att du läser för dem. Istället hänvisar du till ett skript eller anteckningar om du inte kan recitera ditt tal från minnet.
- Öva ditt tal framför en spegel eller film själv så att du kan göra nödvändiga förbättringar. Dessutom, tid dig själv om du har en tidsgräns.
- Det är viktigt att gå både framåt och bakåt eftersom du kan få publik att be dig gå tillbaka. På samma sätt kan du av misstag hoppa över en bild medan du klickar framåt.
Steg 3. Kontrollera att du kan se texten på långt håll om möjligt
Du har redan gjort allt du kan för att se till att din presentation är perfekt, men du kan fortfarande hitta dig själv med suddiga bilder. Om du kan kan du granska din PowerPoint på projektorskärmen innan du håller din presentation. Dubbelkolla att dina bilder är lätta att läsa även från baksidan av rummet. Om du inte kan se dem, försök att öka teckensnittet eller förstora projektionen.
Försök att inte oroa dig om du inte kan kontrollera din presentation i förväg. Din presentation kommer troligen att bli bra
Steg 4. Ta bort texter eller bilder som är svåra att se på projektorskärmen
Ibland blir en bild som ser perfekt ut på din datorskärm till en suddig fläck när du projicerar den på en skärm. På samma sätt kan text vara lättläst på din dator men kan köras tillsammans i presentationsläge. Om du har problem med att läsa något på din bild, ta bort det. Försök att byta ut det om du har tid innan du är planerad att hålla presentationen.
Det är bättre att ha tomt utrymme på din bild än att ha bilder eller ord som din publik inte kan läsa. De kommer troligen att bli distraherade när de försöker ta reda på vad som finns på bilden
Steg 5. Be någon du litar på att titta på din PowerPoint och ge feedback
I de flesta fall behöver du inte oroa dig för detta. Men du kanske vill ha extra feedback på en mycket viktig presentation. Leta efter någon som liknar din publikdemografi. Visa dem din presentation och se vad de tycker.
- Låt oss till exempel säga att du kommer att vara huvudtalare på en insamling. Det här är en ganska viktig presentation, så du kanske vill att någon ska kolla upp det i förväg. Men du kommer sannolikt inte att behöva återkoppling på varje arbetspresentation du ger.
- Om personen ger konstruktiv kritik som är vettig för dig kan du revidera din PowerPoint.
Tips
- Din publik är mer benägna att lyssna på ditt tal och ta anteckningar om du har mindre text på dina bilder.
- Se till att du sparar ditt arbete ofta.
- Använd uppmärksamhetsfångare för att få lyssnare intresserade av ditt ämne.
- Memorera din information så att du inte läser av presentationen. Din PowerPoint bör stödja ditt tal som en kontur.
- Se till att du kan läsa alla dina bilder innan du håller ditt tal.
- Använd inte dumma teckensnitt eller bilder, eftersom de kan få dig att se oprofessionell ut.
