E -postämnen är ofta vad läsare använder för att bestämma om du vill öppna din e -post. Dessa utrymmen måste fyllas med kort, sakligt och detaljorienterat språk för att hindra mottagaren från att ta bort din e-post utan att ens läsa den. Om du anger exakt varför din läsare ska vilja se vad du har att säga genom att använda detaljer i dina ämnesrader, bör du få snabbare och oftare svar på dina e -postmeddelanden.
Steg
Del 1 av 3: Formatera dina ämnesrader
Steg 1. Undvik att lämna ämnesraden tom
När du väljer att inte inkludera en ämnesrad utnyttjar du inte den möjlighet den ger för att dra in din läsare. Att ha en tom ämnesrad kommer också att få dig att se lat ut. Viktigast av allt, det kommer verkligen inte att få din läsare att känna att de behöver öppna eller svara på din e -post snabbt.
Steg 2. Skriv din ämnesrad innan du skriver din e -post
Din ämnesrad kan kännas som en eftertanke som inte är lika viktig som det faktiska innehållet i din e -post. Eftersom det är det första din läsare ser är det dock lika kritiskt - om inte mer! - som det är inuti. För att se till att du ägnar tillräckligt med tid och uppmärksamhet åt ämnesraden, skriv den innan du skriver något annat.
Steg 3. Följ vanliga stora bokstäver för att undvika slarv
Om du inte skickar en snabb anteckning till någon du känner väl, bör du behandla dina e -postmeddelanden som formell kommunikation. Variantera dina ämnesrader på samma sätt som du skulle använda versalerna för dina presentationer.
Kom ihåg några grundläggande regler som hjälper dig att kapitalisera korrekt. Till exempel, använd alltid de första och sista orden i dina ämnesrader. Du bör också alltid använda substantiv (berg, presentation, byggnad), pronomen (han, hon, de), verb (gå, ändra), adverb (snabbt, långsamt) och adjektiv (slarvigt, utmärkt). Du bör inte använda artiklar (a, an, the), prepositioner (in, ut) eller koordinera konjunktioner (och, men)
Steg 4. Undvik att behandla dina ämnesrader som hela meningar
Även om dina ämnesrader ska vara grammatiskt korrekta, se dem som titlar snarare än meningar som alltid behöver skiljetecken. Dina ämnesrader behöver inte vara begränsade med punkt, frågetecken eller utropstecken.
- Tänk på att vissa skräppostfilter automatiskt kommer att skicka e -postmeddelanden med punkterade ämnesrader till skräppostfiltret.
- Du kanske ibland vill använda ett frågetecken för att fånga din läsares uppmärksamhet. Överanvänd inte denna strategi.
- Anslut flera fraser i ämnesrader med streck. Till exempel innehåller ämnesraden: "Schemalagt möte för tisdag - din närvaro krävs" innehåller två olika fraser som är kopplade till ett bindestreck.
Steg 5. Håll dina ämnesrader under cirka 50 tecken
Dina ämnesrader ska vara så korta som möjligt. Detta kan ibland kräva att du utelämnar vissa detaljer till förmån för andra. Det är viktigast att din läsare vet vad de behöver göra när de läser ämnesraden.
Det är kanske inte alltid möjligt att hålla dina ämnesrader på eller under 50 tecken. Ibland går du tio tecken över. Om du börjar skjuta för 50-teckenregeln börjar du dock automatiskt skriva kortare ämnesrader
Steg 6. Sätt viktiga ord först för att fånga läsarens uppmärksamhet
Vad dessa ord är kommer att variera beroende på syftet med din e -post. Ditt namn och din titel kan behöva komma först i vissa e -postmeddelanden, medan den åtgärd som krävs av dig eller läsaren kan vara i förväg i andra. Fundera på vad som gör att din läsare troligtvis kommer att öppna din e -post och lägg de ord som motsvarar det ämnet i början av ämnesraden.
I allmänhet bör du börja ämnesraden med ett ord som anger varför du kontaktar din läsare. Om du nyligen har ändrat kontorsregler, till exempel, skriver du: "Ändrade företagsregler - behöver din granskning idag."
Steg 7. Välj specifika substantiv och verb för att kommunicera e -postens syfte
Inkludera inte vaga eller oklara substantiv och verb i ämnesraden. Använd istället ord som specifikt anger exakt vad du vill ha från din läsare. Detta kommer att minska längden på din ämnesrad medan du fortfarande tillhandahåller de detaljer du behöver i din ämnesrad.
Istället för: "Kontakta dig för att kolla in ny information", skriv: "Reviderade HR -regler - behöver godkännas senast onsdag." I den andra versionen av ämnesraden har du klargjort exakt vad "ny information" är och varför du kontaktar läsaren. Du har rättat till förvirring om mottagaren behöver läsa e -postmeddelandet och vad de behöver göra när de öppnar det
Del 2 av 3: Tillhandahålla detaljer i dina ämnesrader
Steg 1. Ange syftet med din e -post
Berätta för läsaren varför du kontaktar dem. Var så specifik som möjligt. Detta hjälper läsaren att veta om de ska öppna ditt meddelande.
- En ämnesrad som ber om ett rekommendationsbrev eller referens kan se ut så här: "Begär referens för Tamara G. senast fredag 6/2."
- Om du erbjuder din läsare en fördel, prova något i stil med: "Byt din olja med Jims 50% rabatt endast den här veckan."
Steg 2. Skriv vilken åtgärd du vill att din läsare ska vidta
Så fort de ser din e -post kommer din läsare att vilja veta vad de behöver göra. Att ha denna kunskap omedelbart kommer att förbereda din läsare för att leta efter ytterligare detaljer i innehållet i din anteckning.
Istället för att skriva "Reaching for a Favor", gör din ämnesrad: "Behöver din hjälp med att skriva projektförslag nästa vecka." Detta låter läsaren inte bara veta att du ber om hjälp, utan förklarar också exakt vad du hoppas att läsaren kommer att göra för dig
Steg 3. Ange en deadline så att läsaren vet när han ska svara
Om du inte låter läsaren veta när du behöver dem för att vidta åtgärder eller svara, kanske de inte öppnar din e -post förrän i morgon, nästa vecka eller till och med nästa månad. Detta beror inte på att din läsare inte vill hjälpa dig. De flesta människor får tiotals eller till och med hundratals e -postmeddelanden per dag, så e -postmeddelanden utan tydliga tidsfrister går lätt förlorade i besättningen.
Om ditt e -postmeddelande är särskilt viktigt och behöver omedelbart svar kan du använda orden "Brådskande", "Kritisk" eller "Omedelbart svar behövs" för att låta din läsare veta att de bör ägna särskild uppmärksamhet åt denna anteckning
Steg 4. Ange vem du är om läsaren inte redan känner dig
Ibland kommer du att skicka e -post till människor som du aldrig har träffat tidigare. I dessa fall kan det vara viktigt för dig att förse din läsare med din titel, företag eller namn så att de har en anledning att öppna din anteckning. Annars kan du tyckas vara en slumpmässig person vars e -postmeddelande kan gå direkt till papperskorgen!
Kanske är du en elev som kommer i kontakt med en lokalpolitiker för ett skolprojekt. Skriv: "High School Senior begär intervju för projekt, betalas 24/6."
Steg 5. Nämn att träffa läsaren om de är en bekant nyligen
Du kan komma i kontakt med den här personen eftersom du just har träffat och hoppas kunna utveckla ett närmare förhållande till dem. Jogg deras minne i ämnesraden så att de kommer ihåg att träffa dig. Det är mer troligt att de kommer att ställa in en uppföljning om de kommer ihåg ditt tidigare möte.
Kanske hade du en kort diskussion på en konferens eller middag om några av dina gemensamma intressen. Gör din ämnesrad: "Uppföljning av vår chatt på Writers Conf, 4/30."
Steg 6. Namnge din ömsesidiga kontakt om du introduceras för läsaren
Om någon annan kontaktar dig med din mottagare är det viktigt att du klargör detta. Det är mycket mer troligt att din läsare öppnar ett e -postmeddelande med en ämnesrad som innehåller namnet på någon de känner, snarare än en anonym person som de aldrig har träffat. Din läsare kan också välja att kontakta din gemensamma kontakt för att bekräfta introduktionen.
Skriv till exempel”Dr. Smith’s Student @ Hopkins, begär möte nästa månad.”
Del 3 av 3: Effektivisera och korrekturläsa dina ämnesrader
Steg 1. Använd enkelt språk för att undvika förvirring
Du vill inte att din läsare ska ha problem med att förstå din ämnesrad. Undvik att använda alltför långa ord och komplext ordförråd. Låtsas att du skickar ditt e -postmeddelande till en mellanstadieskola och frågar dig själv om de kan förstå varje ord i ämnesraden.
Undvik att använda obskyra ordförråd när ett enklare ord kommer att göra. Välj: "Nya kontorsregler - Granska och svara snabbt", istället för "Nya kontorsregler - Granska och svara med Alacrity." "Snabbt" och "med tålamod" betyder samma sak, men det första alternativet är mindre avskräckande och förvirrande
Steg 2. Använd symboler och förkortningar för att förkorta ämnesrader
Många ord kan förkortas utan att läsaren blir förvirrad. Använd bara vanliga förkortningar och symboler och läs igenom ämnesraden för att säkerställa att det inte uppstår förvirring om ditt mejls syfte.
Till exempel kan alla veckodagar förkortas. "@" Är en vanlig symbol för "at." Du kan också använda "RE:" för att betyda "om". "EOM" kan användas för "slutet av meddelandet" och "EOD" kan stå för "slutet på dagen"
Steg 3. Kontrollera stavnings- och grammatiska misstag
Precis som alla andra delar av din e -post måste din ämnesrad vara fri från fel. Detta kommer att säkerställa att du inte ser oprofessionell eller lat ut direkt från fladdermusen, innan din läsare ens har en chans att öppna din anteckning.
- Stavningskontroll via e-post täcker kanske inte ämnesraderna, så var särskilt försiktig med stavfel. Om du är orolig, kopiera och klistra in ämnesraden i ett Word- eller Google -dokument och kör stavningskontrollen där.
- Din ämnesrad behöver kanske inte vara en fullständig mening. Undvik dock vanliga grammatiska fel som att förvirra "de är", "deras" och "där" eller "du är" och "din".
Steg 4. Läs ämnesraderna högt för att kontrollera tydligheten
Det bästa sättet att se till att dina ämnesrader är enkla, kortfattade och korrekt skrivna är att läsa dem högt för dig själv. När du hör dina ord talade kommer du att fånga misstag som du inte skulle göra om du just hade kontrollerat dem på skärmen.
Om du är på en offentlig plats, läs orden mjukt under andan
Varningar
- Skriv inte rutinmässiga e -postämnen med utropstecken !!! eller alla CAPS. Du tappar trovärdigheten.
- Starta aldrig en mening i ämnesraden som du avslutar i innehållet i ditt e -postmeddelande. Till exempel skulle du inte vilja skriva "Be dig om en tjänst som jag vill att du ska …" i ämnesraden och sedan öppna e -postmeddelandet med "gör till fredag".
