Att lära sig använda Mail Merge i Microsoft Word kan vara en skrämmande uppgift om du försöker använda Microsoft Hjälp. Vi kommer att beskriva en mycket mer linjär process - skapa en adressfil i Excel, slå samman i Word och lägga till avsikter och finare detaljer. Denna enkla process kan spara dig timmars tjafs med etiketter, så att du inte tvingar dig att skriva dem senare!
Obs! Detta är för Office 2003; instruktioner för andra versioner kan variera.
Steg
Steg 1. Skapa en adressfil i Microsoft Excel genom att infoga namn och adresser på följande sätt:
Steg 2. Rad 1 bör ha rubrikerna innan du börjar lägga till adresserna från rad 2 och framåt
- Placera förnamnen i kolumn A.
- Placera efternamnen i kolumn B.
- Placera gatuadresserna i kolumn C.
- Placera städerna i kolumn D.
- Placera länet i kolumn E.
- Placera postnumren i kolumn F.
- Spara filen. Kom ihåg platsen och namnet på filen.
- Stäng Excel.
Steg 3. Öppna Word och gå till "Verktyg/bokstäver" och "Utskick/brevfletning"
Om aktivitetsfönstret inte är öppet till höger på skärmen, gå till Visa/Aktivitetsfönstret och klicka på det. Aktivitetsfönstret ska visas
Steg 4. Fyll på alternativknappen Etiketter i aktivitetsfönstret
Steg 5. Klicka på Etikettalternativ och välj den etikett du använder från listan
Klicka på OK när du har valt.
Steg 6. Klicka på Nästa:
"Välj mottagare".
Steg 7. Klicka på "Bläddra" och bläddra till filen du just sparade i Excel och sparade i Mina dokument
Öppna den här filen och en dialogruta öppnas. Alla mottagare bör väljas som standard. Om inte, gör det och klicka på OK.
Steg 8. Klicka på Nästa:
"Ordna dina etiketter".
Steg 9. Klicka på "Fler objekt
.. "Lämna databasfält (uppe till höger) markerade och klicka på de fält du vill infoga. Klicka på dem i den ordning de kommer att visas på etiketten. Detta är normalt Förnamn, Efternamn, Gatuadress, Stad, län, Post ignorera det faktum att de alla hamnar på en enda rad, när du är klar med att välja kan du lägga till mellanslag och vagnreturer där du vill ha dem på etiketten. När du har alla fält infogade klickar du på OK. Om du glömmer en plats markören dit du vill att den ska gå (fältet till höger om markören blir förmodligen grått-det är OK), klicka sedan på "Fler objekt …" igen och välj det fält du vill lägga till. Klicka på STÄNG i fönstret en gång du har infogat alla fält du behöver.
Steg 10. Lägg till mellanslag och vagnreturer så att etiketten ser korrekt ut
Ignorera det när fältet efter platsen för någon av dem blir grått kommer utrymmet att läggas till istället för att ersätta fältet.
Steg 11. Vi knuffar hela adressen något åt höger genom att "öka indragningen" en gång
Detta beror på storleken på etiketten du använder, men ser bättre ut!
Om allt är där du vill ha det, klicka på Uppdatera alla etiketter. Du bör se fälten kopierade till alla etiketter
Steg 12. Klicka på Nästa:
"Förhandsgranska dina etiketter".
Steg 13. Om du är nöjd klickar du på Nästa:
"Slutför sammanslagningen". På den här skärmen kan du redigera enskilda etiketter eller skriva ut. det är värt att klicka på REDIGERA INDIVIDUELLA ETIKetter och klicka på ALL och OK även om du är nöjd med det så att du kan komma åt alla etikettsidor.
Spara filen innan du gör något annat
Steg 14. Du kan också använda kommersiella onlineverktyg för att utföra din e -sammanslagning för att skapa etiketter
Fördelen är att de kan vara enklare och snabbare att använda.
