Excel är bra för tabeller med data, men hur kan du manipulera och organisera det så att det uppfyller dina behov? Med Sorteringsverktyget kan du snabbt sortera kolumner med olika format, eller skapa din egen anpassade sortering för flera kolumner och datatyper. Använd sorteringsfunktionen för att logiskt organisera dina data och göra det lättare att förstå och använda.
Steg
Del 1 av 3: Sortera alfabetiskt eller numeriskt
Steg 1. Välj dina data
Du kan antingen klicka och dra för att välja den kolumn som du vill sortera, eller så kan du klicka på en av cellerna i kolumnen för att göra den aktiv och låta Excel välja data automatiskt.
Alla dina data i kolumnen måste formateras på samma sätt för att kunna sortera (dvs. text, siffror, datum)
Steg 2. Hitta sorteringsknapparna
Dessa finns på fliken Data i avsnittet "Sortera och filtrera". För att göra snabba sorteringar använder du knapparna "AZ ↓" och "AZ ↑".
Steg 3. Sortera din kolumn genom att klicka på lämplig knapp
Om du sorterar siffror kan du sortera från lägsta till högsta ("AZ ↓") eller högsta till lägsta ("AZ ↑"). Om du sorterar text kan du sortera i stigande alfanumerisk ordning ("AZ ↓") eller fallande alfanumerisk ordning ("AZ ↑"). Om du sorterar datum eller tider kan du sortera från tidigare till senare ("AZ ↓") eller senare till tidigare ("AZ ↑").
Om det finns en annan kolumn med data bredvid den du sorterar kommer du att bli tillfrågad om du vill inkludera den informationen i sorteringen. Sorteringen kommer fortfarande att vara den kolumn du ursprungligen valde, men tillhörande datakolumner kommer att sorteras tillsammans med den
Steg 4. Felsöka en kolumn som inte sorteras
Om du stöter på fel när du försöker sortera, är den troligaste boven formateringsproblem med data.
- Om du sorterar nummer, se till att alla celler är formaterade som siffror och inte text. Nummer kan av misstag importeras som text från vissa redovisningsprogram.
- Om du sorterar text kan det uppstå fel från ledande mellanslag eller dålig formatering.
- Om du sorterar datum eller tider beror problem vanligtvis på formateringen av dina data. För att Excel ska kunna sortera framgångsrikt efter datum måste du se till att all data lagras som ett datum.
Del 2 av 3: Sortering med flera kriterier
Steg 1. Välj dina data
Låt oss säga att du har ett kalkylblad med en lista med kundnamn samt staden där de finns. För att göra ditt liv enklare vill du först sortera alfabetiskt efter stad och sedan sortera varje kund alfabetiskt inom varje stad. Att skapa en anpassad sortering kan göra just det.
Steg 2. Klicka på knappen Sortera
Detta finns i avsnittet "Sortera och filtrera" på fliken Data. Sorteringsfönstret öppnas så att du kan skapa en anpassad sortering med flera kriterier.
Om dina kolumner har rubriker i den första cellen, till exempel "Stad" och "Namn", markera kryssrutan "Min data har rubriker" i det övre vänstra hörnet av sorteringsfönstret
Steg 3. Skapa din första regel
Klicka på menyn "Sortera efter" för att välja önskad kolumn. I det här exemplet skulle du först sortera efter stad, så välj lämplig kolumn från menyn.
- Håll "Sortera på" inställt på "Värden".
- Ställ in ordningen på antingen "A till Z" eller "Z till A" beroende på hur du vill sortera.
Steg 4. Skapa din andra regel
Klicka på knappen "Lägg till nivå". Detta kommer att lägga till en regel under den första. Välj den andra kolumnen (Namnkolumnen i vårt exempel) och välj sedan sorteringsordningen (för läsbarhet, välj samma ordning som din första regel).
Steg 5. Klicka på OK
Din lista kommer att sorteras enligt dina regler. Du bör se städerna listade alfabetiskt och sedan kundnamnen sorterade alfabetiskt inom varje stad.
Det här exemplet är enkelt och innehåller bara två kolumner. Du kan dock göra din sort så komplex som du vill och inkludera många kolumner
Del 3 av 3: Sortera efter cell- eller teckensnittsfärg
Steg 1. Välj dina data
Du kan antingen klicka och dra för att välja den kolumn som du vill sortera, eller så kan du klicka på en av cellerna i kolumnen för att göra den aktiv och låta Excel välja data automatiskt.
Steg 2. Klicka på knappen Sortera
Knappen Sortera finns på fliken Data i avsnittet "Sortera och filtrera". Detta öppnar fönstret Sortera. Om du har en annan kolumn med data bredvid den du sorterar kommer du att bli tillfrågad om du vill inkludera den informationen i sorteringen.
Steg 3. Välj "Cell Color" eller "Font Color" i "Sort On" -menyn
Detta gör att du kan välja den första färgen du vill sortera efter.
Steg 4. Välj vilken färg du vill sortera först
I kolumnen "Beställ" kan du använda rullgardinsmenyn för att välja vilken färg du vill sätta först eller sist i sorteringen. Du kan bara välja färger som finns i kolumnen.
Det finns ingen standardordning för färgsortering. Du måste själv definiera ordningen
Steg 5. Lägg till en annan färg
Du måste lägga till en annan regel för varje färg i kolumnen du sorterar. Klicka på "Lägg till nivå" för att lägga till en annan regel i sorteringen. Välj nästa färg som du vill sortera efter och sedan den ordning du vill sortera.
Se till att varje beställning är densamma för varje regel. Om du till exempel sorterar uppifrån och ner, se till att avsnittet "Beställ" för varje regel säger "På toppen"
Steg 6. Klicka på OK
Varje regel kommer att tillämpas en efter en och kolumnen sorteras efter de färger du definierade.
Tips
- Försök sortera data på olika sätt; dessa nya perspektiv kan belysa olika aspekter av informationen.
- Om ditt kalkylblad innehåller totaler, genomsnitt eller annan sammanfattande information under den information du behöver sortera, var försiktig så att du inte sorterar dem också.
