Hur man konverterar ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument

Innehållsförteckning:

Hur man konverterar ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument
Hur man konverterar ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument

Video: Hur man konverterar ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument

Video: Hur man konverterar ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument
Video: NÅGON HAR ALDRIG SÅ SÅ HÄR! Efter att ha lärt dig detta HEMLIGA slänger du aldrig plastflaskan! 2024, Mars
Anonim

Denna wikiHow lär dig hur du skapar ett adresskalkylark i LibreOffice Calc för att använda i en LibreOffice Writer -brevfusion. När du har skapat kalkylarket och sparat det i rätt format måste du ansluta det till Writer innan du kan börja märka fält i ditt dokument. Lyckligtvis kommer LibreOffice Writer med ett snabbt databasskapande verktyg som gör processen till en kaka.

Steg

Del 1 av 3: Skapa kalkylbladet

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 1
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 1

Steg 1. Öppna LibreOffice Calc

Du hittar den i din Start -meny i Windows eller i mappen Applications på din Mac. Calc är en kalkylprogram som liknar Microsoft Excel och Google Sheets.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 2
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 2

Steg 2. Märk dina kolumnrubriker

Du vill använda relevanta rubriktitlar som namn, adress, stat och zip, etc. Dessa etiketter ska gå in i separata celler i den första raden i kalkylarket.

  • Det kan vara bra att märka varje kolumn för den minsta möjliga informationen. Till exempel, istället för en enda kolumn som heter Adress, kan du använda StreetAddress, State och Zip. Istället för en kolumn för Namn kan du göra Förnamn och Efternamn.
  • Själva rubrikkolumnerna bör anpassas efter dina behov.
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 3
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 3

Steg 3. Fyll i kolumner med data som ska slås samman

Varje rad ska innehålla data för en kontakt. När du har angett den första kontakten på den första tillgängliga raden anger du nästa kontakt på nästa rad osv.

Du behöver inte använda någon speciell formatering eller stilar (t.ex. fetstil) eftersom data formateras av ditt e -postfusionsdokument

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 4
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 4

Steg 4. Spara filen som i ODF -filformatet

ODF -filformatet slutar med filtillägget. ODS, vilket kan verka lite konstigt, men det är korrekt. Så här sparar du kalkylarket:

  • Klicka på Fil -menyn längst upp till vänster och välj Spara som.
  • Bläddra till den mapp där du vill spara filen. Du måste komma ihåg den här platsen.
  • Välj ODF -kalkylblad (*.ods) från rullgardinsmenyn "Spara som typ" eller "Format".
  • Klick Spara. Vid denna tidpunkt, stäng gärna appen Calc.

Del 2 av 3: Anslutning av kalkylbladet

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 5
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 5

Steg 1. Öppna Libre Writer

Du hittar den i din Start -meny i Windows eller i mappen Applications på din Mac.

Oroa dig inte om att skriva ditt brev eller dokument ännu-du kopplar bara adresserna till Writer för tillfället

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 6
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 6

Steg 2. Öppna guiden Adressdatakälla

Detta verktyg gör det enkelt att skapa en databas från ditt kalkylblad. Att göra detta:

  • Klicka på Fil -menyn längst upp till vänster.
  • Klick Trollkarlar på menyn.
  • Klick Adress Datakälla.
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 7
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 7

Steg 3. Välj "Annan extern datakälla" och klicka på Nästa

Det är det sista alternativet.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 8
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 8

Steg 4. Klicka på knappen Inställningar

Fönstret "Skapa adressdatakälla" visas.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 9
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 9

Steg 5. Välj "Kalkylark" och klicka på Nästa

Detta berättar för Writer att du arbetar med kalkylarkformatet.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 10
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 10

Steg 6. Markera det kalkylblad du skapade och klicka på Nästa

För att göra detta, klicka på Bläddra -knappen, navigera till kalkylarket som innehåller adresser (slutar med filtillägget. ODS) och dubbelklicka på kalkylarket för att välja det.

För att verifiera att du har valt ett kalkylblad som kan användas klickar du på Testanslutning knappen i det nedre högra hörnet. Du bör se ett meddelande som säger att anslutningen upprättades. Om du ser ett fel kan du ha valt fel fil eller sparat den i fel format.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 11
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 11

Steg 7. Klicka på knappen Slutför

Nu när du har anslutit kalkylarket kan du börja importera data.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 12
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 12

Steg 8. Klicka på Nästa för att fortsätta

Do inte klicka på knappen "Fälttilldelning", eftersom det inte fungerar för ditt kalkylblad.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 13
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 13

Steg 9. Namnge databasfilen (. ODB)

Ta en titt på filnamnet i "plats" -fältet-filen heter "Addresses.odb" som standard. Du kan behålla det namnet om du vill, eller ändra det till något annat-kom bara ihåg att behålla. ODB i slutet av filnamnet.

  • Om rutan "Bädda in denna adressbokdefinition i det aktuella dokumentet" är markerad, avmarkera den nu.
  • Fältet "Adressbokens namn" är hur den här adresslistan kommer att visas i andra LibreOffice -appar. Ändra gärna detta om du vill.
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 14
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 14

Steg 10. Klicka på Slutför

Ditt kalkylblad är nu anslutet till LibreOffice Writer och redo att användas i din e -postkoppling.

Databasen kommer också att finnas tillgänglig för framtida formulärbrev eller dokument

Del 3 av 3: Skapa ditt e -postfusionsdokument

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 15
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 15

Steg 1. Öppna ett nytt dokument i LibreOffice Writer

Om du redan har skapat formulärbrevet, etikettarket eller kuvertmallen, öppna det nu.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 16
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 16

Steg 2. Öppna panelen Datakällor

För att göra detta, klicka på Se -menyn högst upp och välj sedan Datakällor. Du ser värdena för ditt adresskalkylark i panelen högst upp i dokumentet. Panelen kommer att finnas kvar för att göra det enkelt för dig.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postmeddelandedokument Steg 17
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postmeddelandedokument Steg 17

Steg 3. Formatera dokumentet som du vill att det ska visas

Om du till exempel skriver ett formulärbrev skriver du brevet hur du vill att det ska se ut.

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 18
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 18

Steg 4. Dra datakolumnrubrikerna till motsvarande platser

Datakolumnrubrikerna är de grå etiketterna ovanför adressdata i den övre panelen. Om du till exempel skriver en bokstav och vill att den ska börja med "Dear (förnamn)" skriver du ordet Dear, drar du Förnamn kolumnrubrik där du skulle skriva ett namn och skriv sedan ett komma.

När du drar en kolumnrubrik till önskad plats visas den med triangelparenteser på vardera sidan (ex:)

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postmeddelandedokument Steg 19
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postmeddelandedokument Steg 19

Steg 5. Spara ditt dokument

För att se till att inget händer med ditt hårda arbete, klicka på Fil menyn och välj Spara som. Filen ska sparas med. ODT -filtillägget, så välj ODF -textdokument (*.odt) från menyn "Spara som typ" eller "Format".

Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 20
Konvertera ett LibreOffice -kalkylblad till en databas för e -postkopplingsdokument Steg 20

Steg 6. Skriv ut ditt dokument

Stegen för att göra detta varierar beroende på vad du skriver ut.

  • Om du skriver ut en blankett klickar du på Fil menyn och välj Skriva ut. Du kommer att bli tillfrågad om du vill skriva ut ett formulär bokstavsval Ja när du uppmanas. Om du inte vill skriva ut bokstäver för alla personer i adresslistan, håll kvar Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) när du klickar på dem du vill skriva ut. Klick OKoch skriv sedan ut efter önskemål.
  • Om du skapar etiketter, gå till Fil > Ny > Etiketter, välj databas, tabell och fält. Längst ner väljer du vilken typ av etikettpapper du skriver ut till (t.ex. Avery A4) och andra ytterligare etikettpreferenser och klickar sedan på Spara. Därifrån, på alternativ fliken, klicka Synkronisera innehåll, och då Nytt dokument för att skapa ditt etikettblad. Du kan sedan skriva ut det dokumentet efter behov genom att välja Fil > Skriva ut.

Rekommenderad: