Denna wikiHow lär dig hur du skapar ett adresskalkylark i LibreOffice Calc för att använda i en LibreOffice Writer -brevfusion. När du har skapat kalkylarket och sparat det i rätt format måste du ansluta det till Writer innan du kan börja märka fält i ditt dokument. Lyckligtvis kommer LibreOffice Writer med ett snabbt databasskapande verktyg som gör processen till en kaka.
Steg
Del 1 av 3: Skapa kalkylbladet
Steg 1. Öppna LibreOffice Calc
Du hittar den i din Start -meny i Windows eller i mappen Applications på din Mac. Calc är en kalkylprogram som liknar Microsoft Excel och Google Sheets.
Steg 2. Märk dina kolumnrubriker
Du vill använda relevanta rubriktitlar som namn, adress, stat och zip, etc. Dessa etiketter ska gå in i separata celler i den första raden i kalkylarket.
- Det kan vara bra att märka varje kolumn för den minsta möjliga informationen. Till exempel, istället för en enda kolumn som heter Adress, kan du använda StreetAddress, State och Zip. Istället för en kolumn för Namn kan du göra Förnamn och Efternamn.
- Själva rubrikkolumnerna bör anpassas efter dina behov.
Steg 3. Fyll i kolumner med data som ska slås samman
Varje rad ska innehålla data för en kontakt. När du har angett den första kontakten på den första tillgängliga raden anger du nästa kontakt på nästa rad osv.
Du behöver inte använda någon speciell formatering eller stilar (t.ex. fetstil) eftersom data formateras av ditt e -postfusionsdokument
Steg 4. Spara filen som i ODF -filformatet
ODF -filformatet slutar med filtillägget. ODS, vilket kan verka lite konstigt, men det är korrekt. Så här sparar du kalkylarket:
- Klicka på Fil -menyn längst upp till vänster och välj Spara som.
- Bläddra till den mapp där du vill spara filen. Du måste komma ihåg den här platsen.
- Välj ODF -kalkylblad (*.ods) från rullgardinsmenyn "Spara som typ" eller "Format".
- Klick Spara. Vid denna tidpunkt, stäng gärna appen Calc.
Del 2 av 3: Anslutning av kalkylbladet
Steg 1. Öppna Libre Writer
Du hittar den i din Start -meny i Windows eller i mappen Applications på din Mac.
Oroa dig inte om att skriva ditt brev eller dokument ännu-du kopplar bara adresserna till Writer för tillfället
Steg 2. Öppna guiden Adressdatakälla
Detta verktyg gör det enkelt att skapa en databas från ditt kalkylblad. Att göra detta:
- Klicka på Fil -menyn längst upp till vänster.
- Klick Trollkarlar på menyn.
- Klick Adress Datakälla.
Steg 3. Välj "Annan extern datakälla" och klicka på Nästa
Det är det sista alternativet.
Steg 4. Klicka på knappen Inställningar
Fönstret "Skapa adressdatakälla" visas.
Steg 5. Välj "Kalkylark" och klicka på Nästa
Detta berättar för Writer att du arbetar med kalkylarkformatet.
Steg 6. Markera det kalkylblad du skapade och klicka på Nästa
För att göra detta, klicka på Bläddra -knappen, navigera till kalkylarket som innehåller adresser (slutar med filtillägget. ODS) och dubbelklicka på kalkylarket för att välja det.
För att verifiera att du har valt ett kalkylblad som kan användas klickar du på Testanslutning knappen i det nedre högra hörnet. Du bör se ett meddelande som säger att anslutningen upprättades. Om du ser ett fel kan du ha valt fel fil eller sparat den i fel format.
Steg 7. Klicka på knappen Slutför
Nu när du har anslutit kalkylarket kan du börja importera data.
Steg 8. Klicka på Nästa för att fortsätta
Do inte klicka på knappen "Fälttilldelning", eftersom det inte fungerar för ditt kalkylblad.
Steg 9. Namnge databasfilen (. ODB)
Ta en titt på filnamnet i "plats" -fältet-filen heter "Addresses.odb" som standard. Du kan behålla det namnet om du vill, eller ändra det till något annat-kom bara ihåg att behålla. ODB i slutet av filnamnet.
- Om rutan "Bädda in denna adressbokdefinition i det aktuella dokumentet" är markerad, avmarkera den nu.
- Fältet "Adressbokens namn" är hur den här adresslistan kommer att visas i andra LibreOffice -appar. Ändra gärna detta om du vill.
Steg 10. Klicka på Slutför
Ditt kalkylblad är nu anslutet till LibreOffice Writer och redo att användas i din e -postkoppling.
Databasen kommer också att finnas tillgänglig för framtida formulärbrev eller dokument
Del 3 av 3: Skapa ditt e -postfusionsdokument
Steg 1. Öppna ett nytt dokument i LibreOffice Writer
Om du redan har skapat formulärbrevet, etikettarket eller kuvertmallen, öppna det nu.
Steg 2. Öppna panelen Datakällor
För att göra detta, klicka på Se -menyn högst upp och välj sedan Datakällor. Du ser värdena för ditt adresskalkylark i panelen högst upp i dokumentet. Panelen kommer att finnas kvar för att göra det enkelt för dig.
Steg 3. Formatera dokumentet som du vill att det ska visas
Om du till exempel skriver ett formulärbrev skriver du brevet hur du vill att det ska se ut.
Steg 4. Dra datakolumnrubrikerna till motsvarande platser
Datakolumnrubrikerna är de grå etiketterna ovanför adressdata i den övre panelen. Om du till exempel skriver en bokstav och vill att den ska börja med "Dear (förnamn)" skriver du ordet Dear, drar du Förnamn kolumnrubrik där du skulle skriva ett namn och skriv sedan ett komma.
När du drar en kolumnrubrik till önskad plats visas den med triangelparenteser på vardera sidan (ex:)
Steg 5. Spara ditt dokument
För att se till att inget händer med ditt hårda arbete, klicka på Fil menyn och välj Spara som. Filen ska sparas med. ODT -filtillägget, så välj ODF -textdokument (*.odt) från menyn "Spara som typ" eller "Format".
Steg 6. Skriv ut ditt dokument
Stegen för att göra detta varierar beroende på vad du skriver ut.
- Om du skriver ut en blankett klickar du på Fil menyn och välj Skriva ut. Du kommer att bli tillfrågad om du vill skriva ut ett formulär bokstavsval Ja när du uppmanas. Om du inte vill skriva ut bokstäver för alla personer i adresslistan, håll kvar Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) när du klickar på dem du vill skriva ut. Klick OKoch skriv sedan ut efter önskemål.
- Om du skapar etiketter, gå till Fil > Ny > Etiketter, välj databas, tabell och fält. Längst ner väljer du vilken typ av etikettpapper du skriver ut till (t.ex. Avery A4) och andra ytterligare etikettpreferenser och klickar sedan på Spara. Därifrån, på alternativ fliken, klicka Synkronisera innehåll, och då Nytt dokument för att skapa ditt etikettblad. Du kan sedan skriva ut det dokumentet efter behov genom att välja Fil > Skriva ut.