Microsoft Access är ett databasskapande program som gör att alla enkelt kan underhålla och redigera en databas. Den är lämplig för allt från små projekt till stora företag och är ett mycket visuellt program. Detta gör det perfekt för att utföra datainmatning, eftersom du inte behöver arbeta med tabeller och kalkylblad.
Steg
Del 1 av 6: Skapa en ny databas
Steg 1. Klicka på fliken Arkiv och välj "Ny"
Databasen är det som kommer att innehålla all din data i dess olika former. Du kan välja att skapa en tom databas, en tom webbdatabas eller välja bland en mängd olika mallar.
- En tom databas är en standard Access -databas och är bra för lokalt bruk. Om du skapar en tom databas skapas också en tabell.
- Webbdatabaser är utformade för att vara kompatibla med Access webbpubliceringsverktyg. Om du skapar en tom databas skapas också en tabell.
- Mallar är förbyggda databaser utformade för en mängd olika användningsområden. Välj en mall om du inte vill lägga mycket tid på att sätta ihop databasstrukturen.
Steg 2. Namnge din databas
När du har valt en databastyp, ge den ett namn som återspeglar vad den är till för. Detta kommer att vara särskilt användbart om du kommer att arbeta med flera olika databaser. Skriv filnamnet på din databas i rutan "Filnamn". Välj "Skapa" för att skapa den nya databasfilen.
Del 2 av 6: Lägga till data i databasen
Steg 1. Bestäm den bästa strukturen för dina data
Om du skapar en tom databas vill du tänka på det bästa sättet att organisera dina data och lägga till lämplig struktur. Det finns flera sätt att formatera och interagera med dina data i Access:
- Tabeller - Detta är det viktigaste sättet att data lagras i din databas. Tabeller kan jämföras med kalkylblad i Excel: data är organiserade i rader och kolumner. På grund av detta är import av data från Excel och andra kalkylprogram en relativt enkel process.
- Formulär - Formulär är det sätt på vilket data läggs till i din databas. Medan du kan mata in data i databasen direkt i tabellerna, med hjälp av formulär möjliggör snabbare och mer visuell datainmatning.
- Rapporter - Dessa sammanfattar och visar data i din databas. Rapporterna är för att analysera data och returnera svar på specifika frågor, till exempel hur mycket vinst som gjorts eller var kunderna finns. Dessa är vanligtvis utformade för att skrivas ut.
- Frågor - Så här hämtar och filtrerar du din data. Du kan använda frågor för att visa specifika poster från flera tabeller. Du kan också använda frågor för att skapa och uppdatera data.
Steg 2. Skapa din första tabell
Om du startar en tom databas börjar du automatiskt med en tom tabell. Du kan börja mata in dina data i denna tabell, antingen för hand eller genom att kopiera och klistra in från en annan källa.
- Varje bit av data ska ge sin egen kolumn (fält), medan varje post ska vara en separat rad. Till exempel skulle varje rad vara en kund medan varje fält skulle vara en annan information om den kunden (förnamn, efternamn, e -postadress, telefonnummer, etc.).
- Du kan byta namn på kolumnetiketterna för att göra det enkelt att se vilket fält som är vad. Dubbelklicka på kolumnrubriken för att ändra namnet.
Steg 3. Importera data från en annan källa
Om du vill importera från en fil eller plats som stöds kan du ställa in Access för att fånga informationen och lägga till den i din databas. Detta är användbart för att ta bort data från en webbserver eller någon annan delad resurs.
- Klicka på fliken Externa data.
- Välj filtypen som du importerar. I avsnittet "Importera och länka" ser du några alternativ för datatyper. Du kan klicka på knappen Mer för att se fler alternativ. ODBC står för Open Database Connectivity och innehåller databaser som SQL.
- Navigera till platsen för data. Om den finns på en server måste du ange serveradressen.
- I nästa fönster väljer du "Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen." Välj "OK". Följ stegen för att importera dina data.
Steg 4. Lägg till ytterligare en tabell
Du kommer att vilja behålla dina olika poster i olika databaser. Detta hjälper dig att hålla dina databaser smidiga. Du kan till exempel ha en tabell med kundinformation och en annan tabell för orderinformation. Du kommer då att kunna länka kundinformationen till tabellen med orderinformation.
Klicka på tabellknappen i avsnittet Skapa på fliken Hem. En ny tabell visas i din databas. Du kan ange information på samma sätt som du gjorde för den första tabellen
Del 3 av 6: Ange tabellrelationer
Steg 1. Förstå hur nycklar fungerar
Varje tabell kommer att ha en primär nyckel som är unik för varje post. Som standard skapar Access en ID -kolumn som ökar i antal för varje post. Detta är inställt som huvudnyckel. Tabeller kan också ha utländska nycklar. Det här är fält som är länkade till en annan tabell i databasen. De länkade fälten skulle innehålla samma data.
- Till exempel i din beställningstabell kan du ha ett kund -ID -fält för att spåra vilken kund som beställde vilken produkt. Du kan skapa en relation för det fältet med ID -fältet i din kundtabell.
- Att använda relationer hjälper till att hålla dina data konsekventa, effektiva och läsbara.
Steg 2. Klicka på fliken Databasverktyg
Klicka på knappen Relationer i avsnittet Relationer. Detta öppnar ett nytt fönster med en översikt över alla tabeller i databasen. Varje fält kommer att listas under tabellens namn.
Du måste ha skapat fältet för den främmande nyckeln innan du skapar relationen. Om du till exempel vill använda kund -ID i tabellen Beställningar skapar du ett fält i tabellen Beställningar som heter Kund och lämnar det tomt. Se till att det är samma format som fältet du länkar (siffror i det här fallet)
Steg 3. Dra fältet du vill använda som en främmande nyckel
Släpp den till fältet som du skapade för den främmande nyckeln. Klicka på Skapa i fönstret som visas för att ställa in relationen för fälten. En rad visas mellan de två tabellerna som förbinder fälten.
Markera kryssrutan”Tillämpa referensintegritet” när du skapar relationen. Det betyder att om data ändras i ett fält uppdateras det andra fältet automatiskt. Detta hjälper dig att hålla dina uppgifter korrekta
Del 4 av 6: Frågor
Steg 1. Förstå frågornas roll
Frågor är åtgärder som låter dig snabbt visa, lägga till och redigera data i din databas. Det finns en mängd olika frågetyper, allt från enkla sökningar till skapandet av nya tabeller baserade på befintlig data. Frågor är viktiga verktyg för att bygga rapporter.
Frågor är uppdelade i två huvudtyper: Välj och Åtgärd. Välj frågor hämta data från tabeller och kan göra beräkningar. Åtgärdsfrågor kan lägga till, redigera och ta bort data från tabeller
Steg 2. Använd Frågeguiden för att skapa en grundläggande Select -fråga
Om du vill skapa en grundläggande markeringsfråga använder du guiden Fråga för att gå igenom stegen. Du kan komma åt Frågeguiden från fliken Skapa. Detta gör att du kan visa specifika fält från en tabell.
Skapa en utvald fråga med kriterier
Steg 1. Öppna verktyget Frågedesign
Du kan använda kriterier för att begränsa din utvalda fråga och bara visa den information du behöver. För att börja, klicka på fliken Skapa och välj Frågeutformning.
Steg 2. Välj ditt bord
Rutan Visa tabell öppnas. Dubbelklicka på tabellen som du vill köra frågan på och klicka sedan på Stäng.
Steg 3. Lägg till fält som ska hämtas
Dubbelklicka på varje fält i tabellen som du vill lägga till i frågan. Fälten läggs till i Design -rutnätet.
Steg 4. Lägg till dina kriterier
Du kan använda flera olika typer av kriterier, till exempel text eller funktioner. Om du till exempel bara vill visa högre priser än $ 50 från ditt "Priser" -fält, skulle du ange
=50
i kriterierna. Om du bara ville visa kunder från Storbritannien skulle du skriva
Storbritannien
in i kriteriefältet.
Du kan använda flera kriterier per fråga
Steg 5. Klicka på Kör för att se dina resultat
Körknappen finns på fliken Design. Dina sökresultat visas i fönstret. Tryck på Ctrl + S för att spara frågan.
Skapa en valfråga med parametrar
Steg 1. Öppna verktyget Frågedesign
En parameterfråga låter dig ange vad du vill hämta varje gång frågan körs. Om du till exempel har en databas med kunder från olika städer kan du köra en parameterfråga för att fråga vilken stad du vill visa resultat för.
Steg 2. Skapa en väljfråga och ange tabellerna
Lägg till fält som ska hämtas i frågan genom att dubbelklicka på dem i tabellöversikten.
Steg 3. Lägg till en parameter i avsnittet Kriterier
Parametrar betecknas med "" runt parametern. Texten i parenteserna visas i prompten som visas när frågan körs. Om du till exempel vill fråga om staden klickar du på cellen Kriterier för fältet stad och skriver
[Vilken stad?]
Du kan avsluta parametrar med "?" eller ":", men inte med "!" eller "."
Steg 4. Gör en fråga med flera parametrar
Du kan använda flera parametrar för att skapa ett anpassat intervall för dina sökresultat. Om fältet till exempel är ett datumfält kan du returnera ett datumintervall genom att skriva
Mellan [Ange startdatum:] Och [Ange slutdatum:]
. Du får två uppmaningar när du kör frågan.
Skapa en Make Table -fråga
Steg 1. Klicka på fliken Skapa och välj Frågedesign
Du kan använda frågor för att hämta specifik data från befintliga tabeller och skapa en ny tabell med dessa data. Detta är särskilt användbart om du vill dela specifika delar av din databas eller skapa specifika formulär för delmängder av din databas. Du måste först skapa en vanlig utvalda fråga.
Steg 2. Markera tabellerna som du vill hämta data från
Dubbelklicka på tabellerna som du vill hämta dina data från. Du kan dra från flera tabeller om det behövs.
Steg 3. Välj de fält som du vill hämta data från
Dubbelklicka på varje fält som du vill lägga till från tabellöversikten. Det kommer att läggas till i ditt söknät.
Steg 4. Ange dina kriterier
Om du vill ange specifik data från ett fält använder du kriteriesektionen för att ställa in filtret. Se avsnittet”Skapa en utvald fråga med kriterier” ovan för mer information.
Steg 5. Testa din fråga för att säkerställa att den returnerar de resultat du vill ha
Innan du skapar din tabell, kör frågan för att säkerställa att den drar all rätt data. Justera dina kriterier och fält tills du får all data du vill ha.
Steg 6. Spara frågan
Tryck på Ctrl + S för att spara frågan för senare användning. Det visas i din navigeringsram på vänster sida av skärmen. Klicka på frågan för att välja den igen och klicka sedan på fliken Design.
Steg 7. Klicka på knappen”Gör tabell” i gruppen Frågatyp
Ett fönster visas där du frågar efter ditt nya tabellnamn. Ange namnet på tabellen och klicka på OK.
Steg 8. Klicka på knappen Kör
Din nya tabell skapas med frågan som du har skapat. Tabellen visas i din navigeringsram till vänster.
Skapa en tilläggsfråga
Steg 1. Öppna en tidigare skapad fråga
Du kan använda en tilläggsfråga för att lägga till data i en tabell som redan finns från en annan tabell. Detta är användbart om du behöver lägga till mer data i en tabell som du skapade med en make -tabellfråga.
Steg 2. Klicka på knappen Lägg till på fliken Design
Detta öppnar dialogrutan Lägg till. Välj tabellen du vill lägga till.
Steg 3. Ändra kriterierna för din fråga så att de matchar det du vill lägga till
Om du till exempel skapade en tabell med kriterierna "2010" för fältet År, ändra den till det år du vill lägga till, till exempel "2011".
Steg 4. Ange var du vill att informationen ska läggas till
Se till att du anger rätt fält för varje kolumn som du lägger till. Till exempel, när du använder ovanstående ändringar, bör data läggas till i fältet År på raden Lägg till.
Steg 5. Kör frågan
Klicka på knappen Kör på fliken Deign. Frågan körs och data läggs till i tabellen. Du kan öppna tabellen för att kontrollera att data har lagts till korrekt.
Del 5 av 6: Skapa och använda formulär
Steg 1. Välj tabellen som du vill skapa ett formulär för
Med formulär kan du enkelt se data för varje fält, samt snabbt växla mellan poster eller skapa nya. Formulär är avgörande för längre perioder av datainmatning, eftersom de flesta tycker att det är mycket lättare att arbeta med dem än tabeller.
Steg 2. Klicka på formulärknappen på fliken Skapa
Detta skapar automatiskt ett formulär baserat på fälten i tabellen. Access gör ett ganska bra jobb med att automatiskt skapa fält med rätt storlek, men du kan ändra storlek och flytta runt alla element i formuläret du vill ha.
- Om du inte vill att ett visst fält ska visas på formuläret kan du högerklicka på det och välja Ta bort.
- Om dina tabeller har samband visas ett datablad under varje post som visar den anslutna data. Du kan redigera dina anslutna data på detta sätt mycket enklare. Till exempel kan varje säljare i din databas ha en kunddatabas kopplad till sin post.
Steg 3. Navigera i ditt nya formulär
Piltangenterna längst ner flyttas från post till post. Fälten fylls i av dina postdata när du växlar mellan dem. Du kan använda knapparna på kanterna för att gå till den första eller sista posten.
Steg 4. Klicka på databladsknappen för att använda tabellen
Detta ligger i det övre vänstra hörnet och låter dig börja ändra värdena på ditt bord med hjälp av formuläret.
Steg 5. Gör ändringar i befintliga poster
Du kan redigera texten i valfritt fält i varje post för att ändra data i tabellen. Ändringarna återspeglas automatiskt i tabellen, liksom i alla anslutna tabeller.
Steg 6. Lägg till nya poster
Klicka på knappen "Lägg till post" nära navigeringsknapparna för att skapa en ny post i slutet av listan. Du kan sedan använda fälten för att mata in data i den tomma posten i tabellen. Detta är ett mycket enklare sätt att lägga till ny information än via tabellvyn.
Steg 7. Spara formuläret när du är klar
Se till att spara formuläret genom att trycka på Ctrl + S så att du enkelt kan komma åt det igen senare. Det visas i din navigeringsram på vänster sida av skärmen.
Del 6 av 6: Skapa en rapport
Steg 1. Välj din tabell eller fråga
Med rapporter kan du snabbt visa sammanfattningar av dina data. De används ofta för inkomst- och fraktrapporter och kan skräddarsys för nästan vilken användning som helst. Rapporter hämtar data från antingen tabeller eller frågor som du har skapat.
Steg 2. Klicka på fliken Skapa
Välj den rapporttyp du vill skapa. Det finns några olika sätt att skapa en rapport. Access kan skapa din rapport automatiskt åt dig, eller så kan du skapa en anpassad rapport.
- Rapport-Detta skapar en automatisk rapport med all data från din källa. Ingenting kommer att grupperas, men för små databaser är det förmodligen tillräckligt för att visa vad du behöver.
- Tom rapport - Detta skapar en tom rapport som du kan fylla i med dina uppgifter som du tycker passar. Du kommer att kunna välja från alla tillgängliga fält för att skapa en anpassad rapport.
- Rapportguide - Rapportguiden guidar dig genom processen för att skapa rapporter, så att du kan välja och gruppera dina data och sedan formatera dem i enlighet därmed.
Steg 3. Ange en källa för en tom rapport
Om du har valt att skapa en tom rapport måste du välja en källa för den. Klicka först på fliken Ordna och välj sedan Egenskapsark. Alternativt kan du också trycka på alt="Bild" + Enter.
Klicka på nedåtpilen bredvid fältet Spela in källa. En lista med dina tillgängliga tabeller och frågor visas. Välj en så kommer den att tilldelas rapporten
Steg 4. Lägg till fält i din rapport
När du har en källa kan du börja lägga till fält från den i din rapport. Klicka på fliken Format och klicka sedan på Lägg till befintliga fält. Fältlistan visas i den högra ramen.
- Klicka och dra fälten du vill lägga till i designramen. Posten kommer att visas i rapporten. När du lägger till ytterligare fält kommer de att radas upp automatiskt med befintliga fält.
- Du kan ändra storlek på fält genom att klicka på kanterna och dra musen.
- Radera fält från rapporten genom att klicka på rubriken och trycka på knappen Radera.
Steg 5. Lägg till grupper i din rapport
Med grupper kan du snabbt analysera information i en rapport, eftersom de låter dig organisera relaterad information. Till exempel kanske du vill gruppera försäljningen efter region eller efter säljare. Grupper tillåter dig att göra detta.
- Klicka på fliken Design, klicka på knappen Gruppera och sortera.
- Högerklicka på vilken del av fältet du vill lägga till i en grupp. Välj Grupp på från menyn.
- En rubrik skapas för gruppen. Du kan justera rubriken till vad du vill märka gruppen.
Steg 6. Spara och dela din rapport
När din rapport är klar kan du spara den och sedan dela den eller skriva ut den som vilket dokument som helst. Använd detta för att dela företagets resultat med investerare, kontaktinformation till anställda och mycket mer.
