Att konvertera en Excel-fil till en PDF gör det lättare för människor att öppna och visa filen på olika plattformar-även om de inte har Microsoft Office. PDF -filer är också lättare att skriva ut och distribuera än Excel -kalkylblad. Om du har Microsoft Excel kan du enkelt konvertera kalkylarket till en PDF -fil genom att spara eller exportera det i appen. Om du inte har Excel kan du göra konverteringen gratis med Google Kalkylark, ett verktyg på Google Drive.
Steg
Metod 1 av 3: Använda Google Drive
Steg 1. Gå till
Om du behöver konvertera ett Excel-kalkylblad till PDF men inte har Excel, oroa dig inte-du kan använda verktyg som är inbyggda i ditt Google-konto för att göra konverteringen gratis.
Om du inte redan har loggat in på ditt Google -konto loggar du in när du uppmanas
Steg 2. Klicka på +Nytt
Det finns i det övre vänstra hörnet på din Google Drive.
Steg 3. Klicka på Filöverföring
Detta öppnar din dators filbläddrare.
Steg 4. Välj ditt Excel -kalkylblad och klicka på Öppna
Detta överför kalkylarket till din Google Drive.
Steg 5. Klicka på Excel -kalkylbladet på din Google Drive
Detta öppnar kalkylarket i Google Sheets, Googles kostnadsfria kalkylarkredigerare.
Steg 6. Klicka på Arkiv -menyn och välj Ladda ner
En lista med nedladdningsalternativ kommer att expandera.
Steg 7. Klicka på PDF -dokument (.pdf)
Detta visar en förhandsgranskning av din PDF -fil i utskriftsfönstret i Google Kalkylark.
Steg 8. Justera layouten för din PDF
Om förhandsgranskningen inte ser ut som du vill använda den högra panelen för att göra de ändringar du behöver innan du fortsätter.
- PDF -filen sparas i samma riktning som kalkylarket (vanligtvis liggande läge). Om du hellre vill att det är i stående (vertikalt) läge, välj Porträtt under "Sidorientering".
- Ändra skalan (storlek/passform på sidan) och marginalstorlek vid behov.
- Klick Formatering för att välja om rutnät och/eller anteckningar ska visas, justera sidordningen och ändra justeringen.
- Klicka på för att lägga till sidhuvud och sidfot på sidornas toppar och botten Sidhuvud och sidfotoch markera sedan rutorna för att välja vilken information som ska visas.
- Om ditt kalkylblad innehåller mycket data och skärs av på udda platser klickar du på STÄLL IN ANPASSADE SIDOR i den högra panelen. Här kan du dra de blå linjerna för att justera var varje sida börjar och slutar. Klick BEKRÄFTA AVBRYT längst upp till höger för att spara dina ändringar.
Steg 9. Klicka på EXPORT
Det är den blå knappen längst upp till höger. Detta uppmanar dig att spara din nya PDF -fil på din dator.
Om nedladdningen inte startar automatiskt väljer du en plats där du vill spara PDF -filen och klickar sedan på Spara för att ladda ner den.
Metod 2 av 3: Använda Excel för Windows
Steg 1. Välj den del av Excel -kalkylbladet du vill konvertera till PDF (valfritt)
Om det bara finns en viss del av Excel -filen som du vill förvandla till PDF -format väljer du den nu. Annars går du vidare till nästa steg.
Observera att PDF -konverteringar inte enkelt kan återställas till ett Excel -ark, men den här metoden bevarar din ursprungliga kopia
Steg 2. Klicka på Arkiv -menyn
Det är i det övre vänstra hörnet.
Steg 3. Klicka på Exportera på menyn
Detta öppnar exportpanelen.
Steg 4. Klicka på Skapa PDF/XPS
Leta efter ikonen som ser ut som ett pappersark med bälte.
Steg 5. Klicka på knappen Alternativ…
Detta gör att du kan justera inställningarna för PDF -filen du ska skapa.
Steg 6. Välj dina PDF -alternativ och klicka på OK
- Om du har valt ett område i kalkylarket som du vill spara som PDF, väljer du Urval under "Publicera vad." Detta säkerställer att endast det valda området sparas som en PDF.
- Om du hellre vill spara hela det synliga kalkylbladet som en PDF -fil väljer du Aktiva blad istället.
- Om du vill välja specifika sidor från arbetsboken för att spara som PDF använder du rullgardinsmenyerna "Sida" för att definiera de första och sista sidorna.
- Klick OK att fortsätta.
Steg 7. Välj din optimering (valfritt)
Ovanför knappen "Alternativ" kan du välja hur du vill optimera PDF -filen. De flesta kan hålla sig till "Standard" om inte kalkylbladet är mycket stort. "Minsta storlek" minskar storleken på en större fil till något mer hanterbart.
Om du vill ändra platsen där du sparar filen kan du navigera till den mappen i fönstret nu
Steg 8. Ge filen ett namn och klicka på Publicera
Detta exporterar den valda informationen till en ny PDF -fil med det namn du har angett.
Steg 9. Granska PDF -filen
Som standard öppnas PDF -filen automatiskt för din granskning. Om den inte öppnas automatiskt dubbelklickar du bara på namnet på filen i mappen som du sparade den i.
Det är inte riktigt möjligt att redigera PDF -filen nu, så om du behöver göra ändringar vill du göra dem i Excel -dokumentet och sedan skapa en ny PDF -fil
Metod 3 av 3: Använda Excel för Mac
Steg 1. Se till att sidhuvuden och sidfoten på alla dina ark är desamma (tillval)
Om du använder Excel 2011 och vill spara flera kalkylblad i en enda PDF -fil måste varje kalkylblad ha identiska sidhuvuden och sidfötter. Om de inte är det kommer varje ark att skapas som ett separat PDF -dokument, men du kan också enkelt slå samman dessa efteråt.
- Markera alla kalkylblad i hela din arbetsbok. För att göra detta, klicka på fliken för det första arket längst ner i excel, håll ned Flytta och klicka sedan på det sista bladets flik för att markera alla.
- Klicka på Layout fliken och klicka sedan på Sidhuvud och sidfot.
- Klicka på Anpassa rubrik … och Anpassa sidfot … knappar för att redigera sidhuvud och sidfot för alla blad.
Steg 2. Välj den del av Excel -kalkylbladet du vill konvertera till PDF (valfritt)
Om det bara finns en viss del av kalkylarket som du vill göra till en PDF -fil väljer du det nu. Gå annars till nästa steg.
PDF -konverteringar kan inte enkelt konverteras tillbaka till ett Excel -ark, men den här metoden bevarar din ursprungliga kopia
Steg 3. Klicka på Arkiv -menyn och välj Spara som
Du kan också trycka på Kommando + Skift + S för att öppna alternativet Spara som.
Om du vill spara PDF -filen i en ny mapp kan du välja den mappen nu. # Skriv ett annat namn för filen. Namnet på den aktuella Excel -filen visas i fältet "Spara som". Du måste ange ett annat namn (även om det bara är något annorlunda) för att undvika att oavsiktligt skriva över kalkylarkfilen
Steg 4. Klicka på menyn "Format" eller "Filformat" och välj PDF
Den här menyn kan ha ett något annorlunda namn beroende på din version av Excel.
Steg 5. Välj vad som ingår i PDF -filen
Längst ner i fönstret kan du välja Arbetsbok (för att konvertera hela arbetsboken), Ark (för att bara spara det aktiva arket som en PDF), eller Urval (för att bara spara det valda området som en PDF).
Steg 6. Klicka på Spara eller Exportera.
Du ser ett annat alternativ beroende på din version av Excel.
Om rubrikerna inte matchar på en flerskiktsfil skapas en separat fil för varje ark
Steg 7. Anslut de separata PDF -filerna (om det behövs)
Om du sparade Excel -filen som en PDF resulterade i flera PDF -filer kan du snabbt sammanfoga dem med hjälp av Förhandsgranskning. Här är hur:
- Öppna den första PDF-filen genom att dubbelklicka på dess namn i mappen.
- Klicka på Se menyn och välj Miniatyrer.
- Klicka på den sista miniatyrbilden för att välja den. Detta berättar Preview att lägga till nästa PDF till slutet av det aktuella dokumentet.
- Klicka på Redigera menyn och välj Föra in > Sida från fil.
- Välj nästa PDF i intervallet och klicka på Öppen.
- Upprepa denna process tills du har lagt till alla PDF -filer.
- Klick Fil och välj Exportera som PDF.
